Mój koszyk

Katarzyna Armińska-Waszczyk siedzi i mówi o legal design w języku urzędowym

Dlaczego język urzędowy jest taki trudny? Czy pomoże mu legal design? Wywiad z radcą prawną Katarzyną Armińską-Waszczyk

W pewne wtorkowe popołudnie otrzymałyśmy propozycję z Polskiego Radia. Pani redaktor chciała, abyśmy opowiedziały o naszych doświadczeniach dotyczących zawiłego języka urzędowego. Nie wahałyśmy się ani chwili. Każda okazja jest dobra, aby porozmawiać na temat niezrozumiałego prawa, które dotyka każdego z nas. Na temat prostego języka i tego, aby dokumenty, którymi się posługujemy, były przyjazne dla odbiorcy. Każda okazja jest dobra, aby pokazać, jak jeszcze i gdzie można wykorzystać metodę legal design. Po to, aby prawnicze pisma były proste, przyjazne i zrozumiałe.

Dlaczego język urzędowy jest tak zawiły?

Polskie Radio: W sytuacji, w której list np. z sądu, urzędu, gminy czy wykazu ksiąg wieczystych czyta się po kilka razy, aby go zrozumieć, zupełnie nie wiadomo, jak zareagować na taką korespondencję. Nawet informacje o ukaraniu mandatem często trudno zrozumieć na podstawie otrzymanego listu. Dlaczego urzędy komunikują się z obywatelami tak trudnym językiem?

Katarzyna Armińska-Waszczyk:  Myślę, że jest kilka powodów takiej sytuacji. Przede wszystkim edukacja – a raczej jej brak w zakresie posługiwania się prostym językiem. Po drugie – przyzwyczajenia urzędnicze. Po trzecie wreszcie wydaje się, że uwzględnianie w większym stopniu perspektywy nadawcy korespondencji niż perspektywy odbiorcy.

Jeśli chodzi o edukację, to proszę pamiętać, że nas prawników uczono tego, żeby posługiwać się językiem precyzyjnym, językiem formalnym. Bardzo ciężko przechodząc przez taką ścieżkę edukacyjną wyrzec się po latach tych swoich zdolności.

Wręcz przeciwnie. Gdy jako prawnicy kończymy studia, chcemy pokazywać nasz warsztat zdobyty podczas studiów, praktyk sądowych czy aplikacji. Wydaje mi się, że jeżeli chodzi o urzędników, sytuacja może być bardzo podobna. Ponieważ osoby takie sprawują swój urząd często przez wiele lat. Budują więc doświadczenie i bardzo ciężko pozbyć się pewnych nawyków czy przyzwyczajeń.  Prawnicy i urzędnicy chcą, aby pewne elementy znalazły się w tworzonej do odbiorcy korespondencji, ponieważ są one wymagane przez prawo. Wydaje nam się, że jeżeli będą napisane bardzo formalnym językiem, to pismo otrzyma należną mu powagę.

Niestety postępując w ten sposób, gubimy gdzieś po drodze cel tego komunikatu. I wydaje mi się, że to są właśnie takie kluczowe przyczyny, dlaczego język komunikacji urzędowej czy sądowej jest nadal bardzo ciężki i  bardzo trudny w odbiorze dla obywateli.

radca prawna Katarzyna Armińska-Waszczyk siedzi na krześle w PPNT

Co zrobić, aby uprościć język urzędowy?

Polskie Radio: Co trzeba zrobić, aby uprościć taką sytuację? Jak mógłby wyglądać taki list z urzędu, aby był przejrzysty i zrozumiały? Z jakimi sformułowaniami na pewno powinniśmy się pożegnać?

Katarzyna Armińska-Waszczyk:  W metodzie legal design mamy wiele narzędzi, z których możemy korzystać po to, żeby tą komunikację uprościć. Ale też sprawić, żeby ona była po prostu czytelniejsza. Narzędzi jest bardzo dużo w zależności od tego, o jakiego rodzaju komunikacji mówimy. W przypadku urzędowej korespondencji, wydaje mi się, że bardzo dobrym pomysłem jest to, żeby zastanowić się, do kogo komunikacja jest kierowana. Czyli zastanowić się nad perspektywą odbiorcy.

Warto przemyśleć, jakie informacje odbiorca listu musi otrzymać po to, żeby cel komunikacji z nim został zrealizowany. Czyli co rzeczywiście w takim liście powinno się znaleźć. Z drugiej strony bardzo ważna jest część związana z formą. Czyli staramy się unikać bardzo długich tekstów, zdań podrzędnie złożonych, strony biernej.

To jest jeden aspekt. Kolejnym aspektem jest struktura tekstu. Staramy się, żeby tekst był rozstrzelony, a jego struktura – jak najbardziej przyjazna dla oka.

Kolejnym etapem jest wizualizacja. Poprzez szaloną popularność mediów społecznościowych użytkownik jest przyzwyczajony do krótkich komunikatów. Takich, które mają warstwę wizualną. Czy nam się to podoba czy nie, trudno zatrzymać ten pociąg i w związku z tym również komunikacja urzędowa powinna podążać za sposobem komunikowania się nowoczesnego świata. Głęboko wierzę, że to jest możliwe. Że można połączyć te wydawałoby się dwa różne światy.

Radca prawny Katarzyna Armińska-Waszczyk rozmawia przez telefon w PPNT w Gdyni

Język urzędowy a ustawodawstwo. Zacznijmy od podstaw z legal design

Polskie Radio: Z jakim najmniej zrozumiałym listem udało się Pani spotkać? Pamięta Pani może jakieś sformułowanie?

Przyznam, że nie był to list, ani żadna korespondencja urzędowa czy sądowa. Moją uwagę przykuło ostatnio ustawodawstwo. Z tym że nawet nie polskie, ale europejskie. Bardzo dużo się mówi w tej chwili o DORA, czyli rozporządzeniu Unii Europejskiej o odporności cyfrowej sektora finansowego. Czy też o AI Act – Akcie o sztucznej inteligencji. Ja z racji zawodu od wielu lat zajmuję się również prawem nowych technologii. I przyznam, że przebrnięcie przez te akty jest nie lada wyzwaniem – nawet dla doświadczonego prawnika.

I nawet nie chodzi tu o ekspertyzę czy o kwestie techniczne. Ale właśnie o warstwę językową. Dlatego uważam, że jeżeli chodzi o legal design, to mamy tutaj olbrzymie pole do popisu. Mam na myśli przede wszystkim aspekt uproszczania komunikacji, większej przejrzystości, lepszego zrozumienia, czy wizualizacji. Legal design to narzędzie, które świetnie nadaje się nie tylko do polepszania komunikacji pomiędzy osobami fizycznymi, pomiędzy urzędami, sądami i firmami, ale również na poziomie legislacji. Gorąco zachęcam wszystkich do zainteresowania się legal design. Zapraszam również do mojej kancelarii w Gdańsku, w której tworzymy proste, jasne i czytelne pisma, umowy, regulaminy i inne dokumenty, właśnie w tej metodzie.

Katarzyna Armińska-Waszczyk o języku urzędowym

Chcesz dowiedzieć się więcej o Legal Design? Przeczytaj te artykuły

Na blogu kancelarii piszemy artykuły na temat Legal Design, aby przybliżyć tę tematykę prawnikom, urzędom, firmom i ich klientom. Poczytaj więcej, jeśli chcesz dowiedzieć się, o co chodzi w tej metodzie, jakie niesie korzyści i dlaczego warto zastosować ją w Twoim urzędzie.

Usługi Legal Design – ulepszymy Twoje pisma i formularze

Metoda Legal Design to świetne narzędzie do poprawy komunikacji z Twoimi odbiorcami, obywatelami, poprzez tworzenie jasnych i zrozumiałych dokumentów i formularzy urzędowych. Pole do jego zastosowania stale się poszerza.

Skontaktuj się z naszą kancelarią. Pomożemy Ci dostosować Twoje pisma i formularze do prawnych wymogów jasnej, precyzyjnej i przyjaznej dla klienta informacji.

dokument LD button pomarańczowy

Jesteśmy ewangelistkami designu w prawie. Zobacz, jakie usługi Legal Design świadczymy. Oto, jak możemy Ci pomóc w wykorzystaniu go do Twojej działalności:

  • Zrobimy przegląd i audyt Twoich pism, broszur, formularzy i zaplanujemy proces zmiany dokumentów w metodzie Legal Design
  • Poprawimy lub opracujemy na nowo Twoje regulaminy, pisma i formularze dla klientów
  • Przygotujemy dla Ciebie wzory dokumentów, które wykorzystasz w obsłudze klientów
  • Zrobimy dla Ciebie szkolenie z Legal Design
  • Wystąpimy jako ekspert od Legal Design na Twojej konferencji lub wydarzeniu

Skorzystaj z naszych doświadczeń! Pobierz ofertę

Napisz: kontakt@arminska.pl

Radczynie prawne i prawniczki z kancelarii armińska radcowie prawni
Zapraszamy do współpracy

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij:

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp