Mój koszyk

notariusz zatwierdza umowę okładka do wpisu

Jakie są formy zawierania umów? Jakie są skutki użycia złej formy?

Czy forma ma znaczenie? Zdania są podzielone jeśli chodzi o artykuł w gazecie, okładkę książki czy strój, w którym idzie się na kolację. Ale jeśli chodzi o formy zawierania umów, możesz wierzyć na słowo, że ich znaczenie bywa ogromne. Dlaczego? Przeczytaj i dowiedz się, jak zawierać umowę, aby była ważna, i jaki jest skutek oświadczenia woli złożonego w niewłaściwej formie. 

Co to jest umowa?

Umowa jest czynnością prawną, w której biorą udział co najmniej dwie strony – każda z nich ma coś do zaoferowania. Zwykle interesuje Cię to, co jest w środku – czyli postanowienia umowy. Dla Ciebie ważne jest, jaka usługa ma być wykonana, w jaki sposób i ile będzie wynosić wynagrodzenie. Czasem chcesz coś sprzedać albo kupić, udzielić lub wziąć pożyczkę czy ubezpieczyć auto. Tymczasem oprócz treści, czyli tego, co umowa ma w środku, warto przyjrzeć się, w jaki sposób ją zawrzeć. Zła forma zawarcia umowy ma kolosalne znaczenie. Przyjrzyjmy się, jakie. 

(Wszystkie przywołane artykuły pochodzą z polskiego Kodeksu cywilnego)

Podsumowując:

  • Umowa to czynność prawna dwustronnie zobowiązująca
  • Umowa ma treść – jej postanowienia określają, na co strony się umówiły
  • Umowa ma formę – koniecznie dowiedz się, w jaki sposób ją zawrzeć
Kobiety podpisują ręcznie umowę
Forma pisemna zawarcia umowy

Dlaczego forma umowy jest taka ważna?

Brak zachowania właściwej formy zawarcia umowy ma najczęściej dwa negatywne skutki:

  1. umowa nie wywoła skutku prawnego, jakiego się spodziewasz  – np. nie dojdzie do sprzedaży, bo umowa będzie nieważna;
  2. w przypadku ewentualnego sporu w sądzie, nie będziesz się mógł na nią powołać – np. gdy nie istnieje nośnik treści umowy albo gdy przepis wprost określa, że z powodu niezachowania właściwej formy, nie można przedstawić w sądzie dowodu z treści umowy. 

Art. 73. [Sankcje za niezachowanie przepisanej formy]
§ 1. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, dokumentową albo elektroniczną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności.
§ 2. Jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej inną formę szczególną, czynność dokonana bez zachowania tej formy jest nieważna. Nie dotyczy to jednak wypadków, gdy zachowanie formy szczególnej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

Jakie formy umowy mamy do wyboru? Jak zawrzeć umowę?

Otwierasz przepisy prawa na formach zawierania czynności prawnej i możesz przebierać jak w ulęgałkach. Do wyboru masz bowiem formę pisemną, elektroniczną, dokumentową oraz inne formy szczególne. Tylko skąd wiedzieć, jaką umowę Ty masz zawrzeć? Gdzie szukać podpowiedzi? Skąd masz wiedzieć, pod jakim rygorem będzie ważna Twoja umowa? 

Jakie formy zawierania umowy w prawie polskim przewiduje Kodeks cywilny?

  1. Umowa dorozumiana – dochodzi do skutku przez sam fakt jej wykonania
  2. Umowa ustna – gdy umówisz się z kimś „na słowo”
  3. Umowa pisemna – podpisana własnoręcznym podpisem
  4. Umowa w formie dokumentowej – utrwalona na dowolnym nośniku treści – np. komunikatorze, video, w mailu; musi spełniać dodatkowe warunki
  5. Umowa w formie elektronicznej – gdy dysponujesz kwalifikowanym podpisem elektronicznym
  6. Umowa notarialna lub z podpisem notarialnie poświadczonym – nie obędzie się bez wizyty u notariusza

Tak szeroki wachlarz daje równie szerokie sposoby i narzędzia, dzięki którym dany rodzaj umowy może być zawarty.

Gdzie szukać odpowiedzi na pytanie, jak zawrzeć moją umowę?

Skąd masz wiedzieć, który sposób będzie właściwy dla Twojej umowy? Chciałybyśmy, aby odpowiedź była prosta, lecz czasem wymaga to zabawy w prawniczego detektywa. Tej gry uczyłyśmy się przez kilka lat na studiach prawniczych i ostatecznie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest zapytanie radcy prawnego. Ale zdradzimy Ci kilka „lifehack’ów”, które pomogą Ci rozwikłać tę zagadkę. 

Przepisy w prawie polskim są tak skonstruowane, że określają zasady i wyjątki. A potem wyjątki od wyjątków, czyli powrót do zasad, a czasem wyjątki od wyjątków od wyjątków od wyjątków itd. Dobry prawnik potrafi prześledzić cały ciąg wyjątków rozrzuconych w różnych ustawach i niczym matematyk przy równaniu z wieloma niewiadomymi, dać Ci ostateczną odpowiedź. 

Zasadniczo kodeks cywilny mówi, że umowę możesz zawrzeć jak chcesz, byleby z jej treści wynikało, z kim i na co się umawiasz.

Art. 60. [Oświadczenie woli]
Z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w  postaci elektronicznej (oświadczenie woli).

Od tej zasady są oczywiście wyjątki. Bo niczym prawdziwki w lesie, tak w kodeksie cywilnym poukrywane są wyjątki, które mówią, że daną umowę musisz zawrzeć w określony sposób, bo jeśli nie, to… i tu następuje rygor, czyli kara, która Cię spotka za to, że umowa nie jest zawarta w formie, jakiej oczekiwałby kodeks.

Przyjrzyjmy się teraz najpopularniejszym formom zawierania umów.

Umowa zawarta w formie ustnej

Jeżeli przepisy nie mówią, w jakiej formie ma być zawarta dana umowa, oznacza to, że strony umowy mogą ją zawarzeć w dowolnej formie. Umowę możesz zawrzeć na przykład ustnie, czyli – jak starożytni Rzymianie – po prostu umawiasz się z kimś na wykonanie usługi. Dlaczego więc prawnicy nie są zwolennikiem takiej formy? Z powodów praktycznych. Po pierwsze pamięć ludzka jest ulotna i często zapominamy, na co DOKŁADNIE się umówiliśmy. Każdy ma wtedy pokusę, aby interpretować treść swoich słów dla własnej korzyści. W przypadku sporu – czy sądowego czy nawet poddanego negocjacjom, trudno będzie odtworzyć dokładne warunki kontraktu. 

Pamiętaj!

Nie zawieraj umowy ustnie, jeśli przepis wprost wskazuje, że powinna być ona zawarta w innej formie. Taka umowa może być nieważna.  

Umowa zawarta w formie pisemnej

Art. 78. [Zwykła forma pisemna]
§ 1. Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

W przypadku formy pisemnej przepis jest raczej jasny. Zawierasz ją poprzez własnoręczne podpisanie treści oświadczenia woli obu stron, czyli tego, na co się z kontrahentem umawiacie. Możecie zrobić tak, że każdy z Was podpisze własny egzemplarz umowy regulujący wzajemne prawa i obowiązki, a następnie się nimi wymienicie, jak kiedyś dzieciaki w szkole wymieniały się na karty z ulubionymi piłkarzami albo historyjki z gumy balonowej. 

Skąd masz wiedzieć, że w Twoim przypadku najlepsza będzie forma pisemna zawarcia umowy? Powie Ci o tym przepis. Na przykład jeśli będziesz chciał przenieść majątkowe prawa autorskie, powstałe w wyniku wykonania umowy o dzieło, ustawa wprost wskaże Ci, że taką umowę trzeba podpisać.

Co się stanie,  gdy nie zachowasz wymaganej formy? 

Mogą Cię spotkać dwa rodzaje „kary”, czy też negatywnych konsekwencji niezachowania formy pisemnej:

  • umowa będzie nieważna,
  • umowa będzie ważna, ale w przypadku sporu sądowego dotknie ją ograniczenie dowodowe.

Jak to działa? Jeśli umowa bez zachowania formy pisemnej ma być nieważna, przepis wprost Ci o tym powie. Jeśli przepis mówi tylko o tym, że daną umowę należy zawrzeć w formie pisemnej, oznacza to, że wspomnianą „karą” będzie ograniczenie dowodowe. 

Art. 74. [Forma ad probationem]
§ 1. Zastrzeżenie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej bez rygoru nieważności ma ten skutek, że w razie niezachowania zastrzeżonej formy nie jest w sporze dopuszczalny dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron na fakt dokonania czynności. Przepisu tego nie stosuje się, gdy zachowanie formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej jest zastrzeżone jedynie dla wywołania określonych skutków czynności prawnej.

§ 2. Jednakże mimo niezachowania formy pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej przewidzianej dla celów dowodowych dowód z zeznań świadków lub z przesłuchania stron jest dopuszczalny, jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą albo fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu.
[…]

Przykładowe umowy, które wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności:

Umowa zawarta w formie elektronicznej

Art. 781. [Forma elektroniczna]

§ 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

Żeby móc powiedzieć, że zawarło się umowę w formie elektronicznej, trzeba dysponować specjalnym oprogramowaniem, które – spełniając określone ustawowe warunki – nazywa się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki podpis można kupić. Sam fakt, że trzeba za niego regularnie płacić u dostawcy, powoduje, że ta forma, choć bywa praktyczna, nie przyjęła się szeroko w obrocie. Tym bardziej, że skutek zachowania tej formy jest taki sam, jak zawarcia umowy w formie pisemnej. Praktyka oraz nowe możliwości zawierania umów sprawiły, że kwalifikowany podpis elektroniczny nie stał się ulubionym podpisem Polaków.

Uwaga!

Umowa zawarta w formie elektronicznej to nie jest to samo co umowa zawarta w trybie elektronicznym. Możesz wysłać komuś treść umowy mailem i ta osoba może się na nią zgodzić. Nie oznacza to jednak, że umowa będzie zawarta w formie elektronicznej. Ona po prostu będzie przesłana elektronicznie, ale jeśli nie będzie podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to zostanie zawarta w formie dokumentowej. Warto mieć świadomość tego rozróżnienia. 

Umowa zawarta w formie dokumentowej

Czym jest forma dokumentowa?

Art. 772. [Forma dokumentowa]
Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
Art. 773. [Dokument]
Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Szybko zmieniająca się rzeczywistość sprawiła, że w polskim prawie zagościła dokumentowa forma umowy. Daje ona wiele możliwości. Formą dokumentową będzie bowiem np. zawarcie umowy przez wysłanie pocztą elektroniczną maila, nagrania, a nawet video. Forma ta wykorzystuje więc szeroko środki komunikacji elektronicznej. Jeśli umówisz się z kimś na sprzedaż roweru pisząc do niego na komunikatorze albo kupując ubrania przez platformę do sprzedaży noszonych rzeczy, zawierasz umowę w formie dokumentowej. 

Zgodnie z przepisami, aby zakwalifikować umowę jako zawartą w formie dokumentowej, musi ona spełniać kilka warunków. Najważniejszy z nich to ustalenie, kto tak naprawdę składa oświadczenie. Czyli m.in., że osoba, która podaje swoje imię i nazwisko faktycznie jest tym, za kogo się podaje. Weryfikacja tego nie zawsze będzie w stu procentach możliwa, dlatego ta forma umowy, choć popularna i bardzo praktyczna, dotknięta jest osłabiającym skutkiem w postępowaniu sądowym. Nie zmienia to faktu, że o ile dla danej czynności (np. kupna nieruchomości) nie zastrzeżono odmiennej formy, każda umowa zawarta w formie dokumentowej będzie ważna. 

Dziewczyna pisze umowę na laptopie zdjęcie do wpisu na bloga
Umowa zawarta w formie dokumentowej

Umowa zawarta w formie notarialnej

Istnieje szereg przepisów, które wskazują, że umowa powinna mieć formę aktu notarialnego, bo inaczej będzie nieważna. Jedną z najczęściej spotykanych umów z tym rygorem będzie sprzedaż nieruchomości (przeniesienie własności nieruchomości). To dlatego żeby kupić albo sprzedać dom lub mieszkanie trzeba iść do notariusza. Taki wymóg najczęściej związany jest z doniosłością danej umowy dla obrotu oraz z zabezpieczeniem praw innych osób, których umowa może dotknąć. 

Umowy zawierane u notariusza zalicza się do szczególnych form zawarcia umowy. Jedną z nich jest także umowa z podpisem notarialnie poświadczonym. Wówczas, aby podpisać taką umowę, należy stawić się u notariusza, który nie musi sam sporządzać danej umowy, ale potwierdza, że osoba, która złożyła pod nią podpis jest tą, za którą się podaje. Tak na przykład zawiera się umowę zbycia lub wydzierżawienia przedsiębiorstwa. 

Czasem strony w umowie same mogą zastrzec, że określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, bo inaczej np. będzie nieważna. I taka zasada będzie wówczas te strony wiązać, ponieważ bez zachowania tej szczególnej formy umówiona czynność nie dojdzie do skutku.

W podsumowaniu

Jak widzisz umowę zgodnie z prawem polskim można zawrzeć na wiele sposobów. Generalna zasada głosi, że strony mają w tym względzie sporą dowolność, a ewentualne ograniczenia, rygory czy nakazy wynikają wprost z przepisów. Ponieważ jednak wyjątków od reguły jest tak wiele, to jeśli będziesz mieć wątpliwości odnośnie Twoje konkretnej umowy, najlepiej skontaktuj się z radcą prawnym, który całościowo oceni Twoją sytuację. Chcesz abyśmy pomogły Ci ocenić jakość i ważność umów w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami

Zespół kancelarii armińska radcowie prawni
Radczynie prawne z kancelarii armińska radcowie prawni zapraszają do współpracy

Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.

Podoba Ci się ten artykuł? Udostępnij:

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp