Regulamin pracy zdalnej – jak pracodawca ma wprowadzić go u siebie w firmie? Zasady pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r.

Czy jako pracodawca jesteś gotowy na nowe przepisy prawa pracy? Od 7 kwietnia 2023 r. zmienia się kodeks pracy. Telepraca zostaje zastąpiona pracą zdalną. Kancelaria armińska radcowie prawni przygotowała dla Ciebie krótkie zastawienie najważniejszych zmian. A także przydatne, nowe i zgodne z prawem wzory dokumentów, które wykorzystasz u siebie w firmie. W tym artykule przedstawiamy też, w jaki sposób skutecznie i legalnie wprowadzisz w swojej firmie regulamin pracy zdalnej. O ile nie działają u Ciebie związki zawodowe. 

Co to jest praca zdalna? Definicja pracy zdalnej

Wielu pracowników, w tym nasi rodzice i dziadkowie, było przyzwyczajonych, że do pracy się przychodzi. Co rano pakowali kanapki na drugie śniadanie, wsiadali w pociąg, samochód lub autobus i w porannym korku próbowali dostać się do pracy. Do swojego biura, biurka, biureczka. Czasy współczesne, w tym pandemia COVID, zmieniły zasady gry i nasze przyzwyczajenia. W ślad za tym poszły zmiany w przepisach prawa. Widzimy to w najnowszych zmianach kodeksu pracy, obowiązujących od 7 kwietnia 2023 r.

Zgodnie z nowymi przepisami:

Art. 67¹⁸. Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Jak wprowadzić w firmie zasady pracy zdalnej?

Zanim jednak przyjrzymy się, jak w praktyce będą funkcjonować pracownicy przyszłości, pomożemy współczesnemu pracodawcy uporać się z procedurą wprowadzenia u siebie nowych zasad. Krok po kroku przejdziemy przez te etapy, żeby pokazać, że wszystko da się spokojnie ogarnąć. 

Ten artykuł dedykowany jest pracodawcom, u których nie działają zakładowe organizacje związkowe. Dlatego skupimy się na ścieżce wdrożenia zasad pracy zdalnej w stosownym regulaminie. W takim przypadku treść regulaminu powinna być ustalana po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

 Aby wdrożyć u siebie regulamin pracy zdalnej, pracodawca powinien podjąć następujące kroki: 

1. Przeprowadzić konsultacje z przedstawicielami pracowników
2. Sporządzić zarządzenie o wprowadzeniu regulaminu pracy zdalnej oraz 
3. Ogłosić wejście regulaminu w życie 

Czy można wykonywać pracę w formie zdalnej, gdy w firmie nie został wydany regulaminu pracy zdalnej?

Można. Przepisy dotyczące pracy zdalnej przewidują taki przypadek. W takiej sytuacji pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem. 

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Zwykle gdy pracodawca słyszy, że musi coś uzgodnić z pracownikami, fakt ten spędza sen z jego powiek i powoduje lekki ból głowy. W wyobraźni widzi już stół zasnuty zielonym suknem i komisję zgłaszającą swoje uwagi i wysuwającą żądania. W praktyce wcale nie musi to tak wyglądać. Oto kilka wskazówek, co zrobić, żeby konsultacje z przedstawicielami okazały się sukcesem.

1. Jeśli jesteś małym pracodawcą i zatrudniasz dosłownie kilku pracowników (np. 3-4), po prostu usiądźcie przy stole na wspólnej kawie. Omówcie propozycję regulaminu, który przygotowała dla Was kancelaria armińska radcowie prawni;
2. Pięciu pracowników to już mały tłok. Dlatego jeśli masz ich więcej – wybierz wśród nich przedstawicieli (zgodnie z przepisami musi ich być co najmniej dwóch). Wtedy usiądźcie przy tym samym stole, o którym mowa w pkt. 1.

Kiedy wiesz już, z kim będziesz rozmawiać, nie bagatelizuj konsultacji. Przeprowadź je w sposób możliwie rzetelny. Informację o ich terminie, miejscu i tematyce spotkania przekaż przedstawicielom pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem. Podczas konsultacji powinni oni mieć swobodę zgłoszenia swoich propozycji. Co ważne, jako pracodawca nie musisz skorzystać z sugestii przedstawicieli pracowników co do treści regulaminu pracy zdalnej. Ustawa nakłada na Ciebie jako pracodawcę jedynie obowiązek skonsultowania regulaminu. Warto mieć na to potwierdzenie, np. protokół z konsultacji. Powinien on zawierać uwagi pracowników oraz ich skomentowanie przez pracodawcę.

• Pobierz za darmo protokół z konsultacji z przedstawicielami pracowników

Ogłoszenie regulaminu pracy zdalnej

Przeprowadzenie konsultacji pozwala na wprowadzenie regulaminu w życie. Żeby to zrobić, poinformuj pracowników o wprowadzonym regulaminie w sposób przyjęty w Twoim zakładzie pracy. Takie ogłoszenie powinno mieć formę zarządzenia, do którego załącznikiem będzie regulamin pracy zdalnej.

Jak podać do wiadomości pracowników (ogłosić) treść regulaminu?

Wybierz jeden lub kilka sposobów, które najlepiej sprawdzą się w Twojej firmie. Każdy z nich możesz uważać za ogłoszenie regulaminu. 

1. Wywieś regulamin na tablicy ogłoszeń.

2. Pozostaw tekstu regulaminu w miejscu ogólnodostępnym, np. w dziale kadr, stołówce czy pokojach socjalnych.

3. Roześlij pracownikom tekst regulaminu drogą elektroniczną np. mailem albo za pośrednictwem aplikacji Teams.

4. Przekaż tekst regulaminu pracownikom.

Regulamin może obowiązywać już od chwili jego ogłoszenia. Ale może on też obowiązywać od daty przyszłej w nim wskazanej, jeśli chcesz dać pracownikom trochę czasu, aby przed jego wejściem w życie zapoznali się z nim. 

Zasady pracy zdalnej 2023 – co powinien zawierać regulamin?

Zasady pracy zdalnej u pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe, powinny zostać określone w regulaminie pracy zdalnej. Nowelizacja kodeksu pracy precyzuje, co taki dokument powinien zawierać. Są to jego przykładowe obowiązkowe elementy. Pracodawca może dopisać także inne zasady i informacje techniczne do wykonywania pracy zdalnej. 

W regulaminie pracy zdalnej określa się w szczególności:

1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;

2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów;

3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;

4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;

6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

• Kup zgodny z prawem regulamin pracy zdalnej przygotowany przez ekspertów z kancelarii armińska radcowie prawni

Jak zacząć – wniosek pracownika lub polecenie pracy zdalnej

Ustawa przewiduje dwa tryby, w jakich można zacząć pracę zdalną. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

1. przy zawieraniu umowy o pracę;
2. w trakcie zatrudnienia – w takiej sytuacji chęć wykonywania pracy zdalnej może wyjść od pracownika, który powinien złożyć do pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej (np. mailem). Taką inicjatywę może też wykazać pracodawca, który zasugeruje pracownikowi przejście na pracę zdalną.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do pracy zdalnej?

Nikt nie lubi jak się go do czegoś zmusza. Zwłaszcza osoby o ekstrawertycznej naturze mogą nie być szczęśliwe, gdy pracodawca będzie wymagał od nich pracy zza domowego biurka. Jednak są takie sytuacje, gdy pracodawca wyda pracownikowi polecenie pracy zdalnej, ale może to zrobić tylko w konkretnych przypadkach: 

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Żeby takie polecenie było skuteczne, pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. 

• Pobierz darmowe oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków do wykonywania pracy zdalnej na polecenie pracodawcy

Oświadczenia pracownika podejmującego pracę zdalną. Jak się przygotować?

Zanim pracownik rozpocznie pracę zdalną, trzeba wyposażyć go w niezbędną wiedzę. Jest to potrzebne, aby uchronić jego i firmę przed ryzykami świadczenia pracy w miejscu innym niż bezpieczny kokon firmowego biura. A zagrożeń jest naprawdę sporo. Rozmowy przez telefon, które ktoś może usłyszeć, wydruk wrażliwych dokumentów firmy na domowej drukarce, z której dziecko weźmie sobie papier do rysowania w szkole czy nieprawidłowe podłączenie wtyczki do listwy przymocowanej pionowo zamiast poziomo – to tylko pierwsze z brzegu sytuacje, które przychodzą do głowy. 

Dlatego przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej należy odebrać od pracownik oświadczenia – w formie papierowej lub elektronicznej, o zapoznaniu się i zobowiązaniu do przestrzegania przygotowanych przez pracodawcę:

1) oceny ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną

2) informacji zawierającej zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej. 

Pracownik powinien także potwierdzić, że:

3) na stanowisku pracy zdalnej przez niego wskazanym i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki takiej pracy oraz że spełnia ono wymagania ergonomii.

O powyższych wymaganiach wspominamy też w Niezbędniku Pracy Zdalnej będącym elementem regulaminu pracy zdalnej od kancelarii armińska radcowie prawni. Do regulaminu dołączyliśmy także komplet oświadczeń, które powinien złożyć pracownik w przypadku pracy zdalnej.

Obowiązki pracownika podejmującego pracę zdalną

Co do zasady pracownik powinien się zachowywać tak, jakby był w pracy w biurze. To dlatego, że praca zdalna nie różni się od pracy stacjonarnej w zasadzie niczym więcej jak miejscem jej wykonywania. Dlatego pracownika obowiązują godziny pracy i harmonogram ustalony z pracodawcą. Powinien on być w ciągłym kontakcie z przełożonym i zespołem. Efekty jego pracy powinny być dostarczane do właściwych osób i podlegają ocenie w normalnym trybie. To oznacza także, że pracodawca może kontrolować sposób wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie. 

Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę

Pracodawca może kontrolować pracownika świadczącego pracę zdalnie:

1. w jaki sposób pracownik wykonuje pracę zdalną
2. czy przestrzega on zasad bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych 

Zasady tej kontroli określa porozumienie między pracownikiem i pracodawcą albo sam regulamin lub też polecenie pracodawcy. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Oczywiście przeprowadzenie kontroli w mieszkaniu pracownika to sprawa dość delikatna, dlatego przepisy o pracy zdalnej dają pewne wskazówki jak powinna ona przebiegać. Przede wszystkim jej sposób powinien być dostosowany do miejsca i rodzaju takiej pracy. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika ani domowników ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych. 

Co się dzieje gdy okaże się, że kontrola wykaże uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad? W takiej sytuacji pracodawca zobowiąże pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień albo cofnie zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. W tym drugim przypadku pracownik wraca do pracy w dotychczasowym miejscu pracy.  

Obowiązki pracodawcy i zwrot kosztów pracy zdalnej pracownikowi

Do nowego trybu pracy musi przygotować się zarówno pracownik jak i pracodawca. Zmiany w kodeksie pracy nakładają na tego ostatniego konkretne obowiązki.

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

1. materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania takiej pracy;
2. instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania takiej pracy lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania takiej pracy, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3. pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu;
4. szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

Czy pracownik może korzystać ze swojego sprzętu? Tak, jeśli ustali to wcześniej z pracodawcą i jeśli sprzęt ten spełnia określone wymagania określone w kodeksie pracy w dziale o bezpieczeństwie i higienie pracy. Jeśli strony porozumieją się w kwestii wykorzystania sprzętu pracownika, to przysługuje mu za to ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. 

Pracodawca i pracownik mogą się umówić, że zamiast pokrycia kosztów i ekwiwalentu, pracodawca będzie wypłacać pracownikowi odpowiadający im ryczałt. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Co ważne wszystkie te udogodnienia dla pracownika – materiały, narzędzia pracy, koszty, ekwiwalent czy ryczałt nie stanowią dla niego przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zaprzestanie pracy zdalnej

Jeśli Twój pracownik rozpoczął pracę zdalną w trakcie trwania stosunku pracy, to każda ze stron może wystąpić z papierowym lub elektronicznym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Pracodawca zapewnia przywrócenie pracownika na dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym na 30 dni od otrzymania wniosku.

Kogo nie dotyczy praca zdalna?

Warto dodać, że są pewne obszary, w których praca zdalna nie będzie miała zastosowania. Są to prace wymienione w katalogu:

• szczególnie niebezpieczne;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

Jeśli więc prowadzisz zakład, w którym wykonuje się tego typu czynności, to w ich zakresie nie wyślesz pracowników na pracę zdalną.

Praca zdalna nie może być podstawą dyskryminacji

Na koniec warto jeszcze zaznaczyć, że nowe przepisy wprowadzają wyraźne zasady chroniące pracowników w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Obie strony umowy o pracę powinny wiedzieć, że:

1. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.
2.  Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.
3. Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

Podsumowanie

Przepisy z zakresu prawa pracy gonią rzeczywistość. Dobrze się stało, że dość szczegółowo określają nowe zasady relacji pracownika i pracodawcy. Na pierwszy rzut oka cała procedura wdrożenia i przestrzegania nowych zasad może wydawać się skomplikowana. Potrzeba na nowo i zgodnie z prawem zapewnić organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracowników zdalnych. Ale z pomocą przychodzą rozwiązania takie jak to przygotowane przez zespół ekspertów kancelarii armińska radcowie prawni. Nasza butikowa kancelaria z Gdańska od wielu lat śledzi i wdraża w życie w firmach przepisy prawa pracy. Dla nowych klientów przygotowałyśmy regulamin pracy zdalnej 2023 wzbogacony o konieczne oświadczenia pracownika.

Potrzebujesz kompleksowej oceny lub porady w zakresie prawa pracy?

Oto obszary z zakresu prawa pracy, w których się specjalizujemy i jesteśmy w stanie pomóc:

• angażowanie pracowników zewnętrznych IT,
• body leasing,
• outsourcing IT,
• umowy B2B – w tym współprace z agencjami pracy,
• doradzanie bezpiecznego modelu współpracy i zatrudnienia

Chcesz porozmawiać o możliwościach Twojej firmy w kontekście prawnym? Skontaktuj się z nami: kontakt@arminska.pl

Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.