Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą – firmę w Polsce?

Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?

Jednoosobowa działalność gospodarcza to taka działalność, którą prowadzisz sam.a, na własną odpowiedzialność i ryzyko. Oznacza to, że zakładając własną firmę, sam.a jesteś sobie sterem, żeglarzem i okrętem. Ma to swoje plusy i minusy, o których przeczytasz na końcu tego artykułu. Jeśli biznes się nie powiedzie, na własnej skórze odczujesz tego finansowe skutki. Za to jeśli osiągniesz sukces, żaden szef nie przypisze sobie Twojego zwycięstwa. Będziesz jego pełnym beneficjentem.

W rzeczywistości własna działalność gospodarcza to nic innego jak forma rozliczania się z państwem z Twojego sposobu pracy. Dziś możesz to robić na wiele sposobów: zatrudniając się na etacie, przyjmując zlecenie jako osoba fizyczna, prowadząc działalność nierejestrowaną albo właśnie zakładając własną firmę. W ostatnim przypadku masz pełną kontrolę nad procesem pracy i sposobem prowadzenia biznesu, dzięki czemu możesz zwiększać zyski wdrażając w życie własne pomysły. Lecz jeśli powinie Ci się noga i poniesiesz straty finansowe, sporo ryzykujesz – praktycznie całym swoim majątkiem. M.in. dlatego wiele osób decyduje się na założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

Kto może prowadzić działalność gospodarczą w Polsce?

Może to zrobić każdy pełnoletni obywatel Polski, który nie ma orzeczonych wyroków zabraniających mu wejście na taką drogę. Jeśli masz skończone 18 lat i pomysł na karierę przedsiębiorcy, możesz założyć działalność i wdrażać w życie swój plan. Działalność w Polsce mogą zakładać także pełnoletni, posiadający zdolności do czynności prawnych obywatele państw członkowskich Unii Europejskiej i państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego, a obywatele innych państw – jeśli mają pozwolenie na pobyt stały, pobyt rezydenta długoterminowego UE albo zezwolenie na pobyt czasowy w określonym celu. 

Jak założyć działalność gospodarczą?

Rejestracja jest jednym z prostszych kroków w obliczu czekających Cię wyzwań. To dlatego, że obecnie możesz to zrobić przez internet, a wniosek podpisać darmowym profilem zaufanym. Ponadto wiele firm, serwisów i banków proponuje Ci darmową pomoc, w tym bezpłatny kontakt z konsultantem lub księgową, która krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces.

Swoją firmę rejestruje się w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej. To taka wielka baza, do której zapisani są wszyscy przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w Polsce.

Chcesz wiedzieć, czy Tadek z drugiego piętra działa legalnie? Interesuje Cię, czy teść zawiesił swoje usługi wykończeniowe? Zastanawiasz się, czym zajmuje się ten chłopak z mieszkania naprzeciwko, którego nazwisko mijasz za każdym razem wchodząc do windy? To wszystko znajdziesz w CEIDG. Kiedy założysz własną firmę, inni to samo będą wiedzieć o Tobie.

W skrócie proces zakładania własnej działalności można streścić w kilku prostych krokach:

1. Wybierz własną, unikatową nazwę. Pamiętaj, że jej częścią musi być Twoje imię i nazwisko.
2. Zarejestruj się w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej – możesz to zrobić online
3. Dostaniesz numer NIP, jeśli jeszcze go nie posiadasz, a Twoje zgłoszenie automatycznie trafi do urzędu skarbowego
4. Dostaniesz numer REGON, jeśli jeszcze go nie masz, a Twoje zgłoszenie automatycznie trafi do urzędu statystycznego
5. Otwórz w banku konto firmowe.

I już. Proste, prawda? Rejestracja firmy to pikuś. Największe wyzwanie stanowią decyzje, które musisz podjąć przed i po jej założeniu. 

Co powinieneś wiedzieć przed założeniem firmy?

Kiedy myślisz o budowie domu, wcale nie zaczynasz od wynajęcia ekipy budowlanej. Podobnie jest z rozpoczęciem biznesu, do którego trzeba się przygotować. Będziesz musiał.a podjąć kilka kluczowych decyzji, które w przyszłości mogą Ci pomóc, lub wręcz przeciwnie – być zawadą na Twojej drodze do sukcesu. Grunt to wiedzieć, że zawsze możesz wszystko zmienić, tylko niektóre zmiany będą wymagały więcej zachodu.

Oto kilka mielizn, na które wpłyniesz planując prowadzenie firmy:

1. Jak będziesz rozliczać się z urzędem skarbowym? Masz do wyboru kilka form opodatkowania: skalę podatkową, ryczałt lub podatek liniowy.
2. Jakie składki będziesz płacić do ZUS? Skorzystaj z Ulgi na Start, a potem z Małego ZUS. 
3. Kto będzie prowadził Twoją księgowość? Zrobisz to sam.a, czy zlecisz księgowej? Zorientuj się w programach do samodzielnego prowadzenia księgowości, bo przy niewielkiej skali doskonale sobie poradzisz. 
4. Gdzie będzie Twoja dokumentacja księgowa? Na komputerze, w chmurze prywatnej firmy, czy u księgowej?
5. Gdzie będzie Twoja siedziba i czy opłaca Ci się ją mieć w domu? Czy w ogóle musisz ją mieć? A może wystarczy sam adres?
6. Czy będziesz VAT-owcem? Czy musisz nim być i czy Ci się to opłaca? Odpowiedź może Cię zaskoczyć.

Kiedy już przejdziesz przez te decyzje, potem będzie łatwiej. Czasem spotkasz się z dobrą radą w postaci: zastanów się, jaki chcesz mieć pomysł na biznes. Tylko że często to nie działa w tę stronę, zwłaszcza gdy założenie własnej działalności gospodarczej podyktowane jest okolicznościami. Po prostu dostajesz zlecenie, łapiesz szanse, otwierasz firmę i tak stajesz się przedsiębiorcą, dołączając do szacownego grona ponad 2 milionów Polaków, którzy wybrali tę drogę. 

Jak zarejestrować własną firmę w CEIDG? Zakładanie firmy krok po kroku

Zarejestrowanie firmy w CEIDG jest łatwiejsze od egzaminu na prawo jazdy, szybsze niż napisanie matury i o niebo przyjemniejsze niż wizyta u dentysty. Żeby to uporządkować, przygotowaliśmy dla Ciebie małą ściągę, co trzeba zrobić krok po kroku:

1. Rejestracja firmy w CEIDG-1

Bułka z masłem. Wchodzisz na stronę https://www.biznes.gov.pl/pl i wypełniasz formularz CEIDG-1 (wniosek do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Co tam wpisujesz? To, o co Cię poproszą, czyli m.in.: o co wnioskujesz (o wpis przedsiębiorcy), podajesz swoje dane (przygotuj dowód osobisty i NIP, jeśli posiadasz), miejsce i datę złożenia wniosku, adres zamieszkania, adres skrzynki ePUAP, podstawowe informacje o firmie, którą zakładasz (w tym rodzaje wykonywanej działalności – kody PKD), datę rozpoczęcia działalności, dane do kontaktu oraz inne informacje związane z ZUS i urzędem skarbowym.

2. Określenie kodu PKD – Polska Klasyfikacja Działalności

Jednym z wyzwań, przed jakim staniesz, jest prawidłowe określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zapisanego w postaci kodów, potocznie zwanym PKD (Polska Klasyfikacja Działalności). Kody te zostały nadane w specjalnym rozporządzeniu. Twoje zadanie polega na tym, aby: 

a) wybrać maksymalnie 10 kodów – takich, które będą najlepiej określać to, czym będziesz się zajmować,

b) określić najważniejszy kod (działalność przeważająca) – czyli w praktyce, z jakich zleceń spodziewasz się największych zysków.

Co do zasady nie możesz wykonywać określonej działalności, jeśli nie zgłosiłeś.aś tego podając kod PKD. Dlaczego? Bo wymaga tego od Ciebie m.in. ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (art. 17) w związku z ustawą o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorców ( art. 5 ust. 1. pkt. 8).

A co się stanie, jeśli będziesz prowadzić działalność bez wymaganego zarejestrowanego kodu PKD?

Po pierwsze w ciągu 7 dni od dnia wykonania takiej usługi, musisz zgłosić zmiany do CEIDG rozszerzając swój biznes o odpowiedni kod.

Formalnie za takie działania bez odpowiedniego kodu PKD może Ci grozić grzywna od 20 zł do 5000 zł, lub kara ograniczenia wolności (1 miesiąc) (art. 60[1] § 1 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. – Kodeks wykroczeń).

Jednak osoby zajmujące się na co dzień obsługą przedsiębiorców twierdzą, że w praktyce ryzyko takiej kary jest niewielkie. Co ciekawe, takie działanie nie powoduje konsekwencji podatkowych, choć niektóre urzędy skarbowe mogą chcieć Ci udowodnić, że jest inaczej, kwestionując koszty z działalności, której kod PKD nie został przez Ciebie zarejestrowany. Gdy tak się stanie, udaj się po poradę do prawnika.

3. NIP i forma opodatkowania w urzędzie skarbowym

Masz już numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej)? To świetnie! Podaj go we wniosku CEIDG-1. Ale nie martw się, jeśli go nie masz, bo zostanie Ci on nadany automatycznie – wystarczy że w formularzu zaznaczysz odpowiednie pole. NIP to numer, po którym rozpoznawać Cię będzie urząd skarbowy. A skoro o nim mowa, to będziecie musieli sobie wyjaśnić jeszcze jedną rzecz.

Urząd skarbowy bardzo chciałby wiedzieć, jak będziesz się z nim rozliczać. Ale pozostawia Ci wolność wyboru, jeśli chodzi o formę opodatkowania. Wybierz tę, która będzie Ci się najbardziej opłacać. No właśnie, czyli którą? O tym dowiesz się z osobnego artykułu. Po wejściu w życie zasad Nowego Ładu masz do wyboru 3 bramki:

• Skala podatkowa według zasad ogólnych (dla dochodów rocznych do 120 000 zł będzie to 12%)
• Podatek liniowy – płacisz 19% od dochodów
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

4. Komu powierzysz prowadzenie księgowości i gdzie przechowasz faktury?

W wniosku CEIDG będą Cię pytać, gdzie zamierzasz trzymać swoje księgi rachunkowe, książkę przychodów i rozchodów i inną księgową dokumentację. To ważne na wypadek ewentualnej kontroli skarbowej. Zastanów się więc wcześniej, czy Twój segregator z fakturami będzie stał na półce u Ciebie w biurze, czy w biurze u księgowej. Nie traktuj tego jak życiowej decyzji, pamiętaj – zawsze możesz ją zmienić.

Jeśli będziesz wystawiać jedną, dwie faktury w miesiącu, warto rozważyć księgowość online. Jest wiele firm, które z radością przyjmą Cię do grona klientów, ewidencjonując Twoje dokumenty, wystawiając dla Ciebie pliki JPK oraz obliczając składki, jakie co miesiąc zapłacisz do urzędu skarbowego czy ZUS. Sprawdź, bo być może taką usługę ma nawet Twój bank? W takim przypadku z dużym prawdopodobieństwem kwestie księgowe ogarniesz sobie sam.a.

Chcesz mieć wszystko z głowy, planujesz szybko rozkręcić swój biznes, zatrudnić pracownika albo w przypadku kontroli skarbowej przekierować ją wprost do księgowej, żeby załatwiła za Ciebie wszelkie formalności? Wybierz dobre biuro rachunkowe. Przede wszystkim postaw na takie, z którym będziesz mieć dobry kontakt i które odpowie na Twoje pytania nie sprawiając wrażenia, że jesteś „kolejnym marudzącym klientem”. 

5. Zakład Ubezpieczeń Społecznych – zgłoś się do zapłaty składek ZUS

Żyjemy w pięknych czasach. Nie musisz już biegać po urzędach, bo kiedy rejestrujesz działalność, system automatycznie wysyła Twoje zgłoszenie przedsiębiorcy jako płatnika do ZUS. W przypadku jednoosobowej działalności, która będzie Twoim jedynym tytułem do ubezpieczeń społecznych (nie pracujesz na etacie i nie jesteś emerytem.ką), przy rejestracji zgłoś się jako ubezpieczony do ZUS. Zrobisz to składając formularz ZUA (zgłoszenie do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego) lub ZZA (zgłoszenie tylko do ubezpieczenia zdrowotnego). Dokumenty te dołączysz od razu wypełniając wniosek o założenie firmy w CEIDG, ale jeśli tego nie zrobisz, to masz 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej na ich dostarczenie do ZUS.

Jeśli pierwszy raz zakładasz działalność i będziesz korzystać z tzw. Ulgi na Start, to wypełnij formularz ZZA. Jeśli nie masz ustalonego prawa do emerytury czy renty ani orzeczenia o niepełnosprawności, to wpisz kod ubezpieczenia: 05 40 00. 

6. Czy muszę mieć firmowe konto bankowe?

Co do zasady będąc przedsiębiorcą musisz mieć rachunek bankowy, ale formalnie nie musi to być konto firmowe. W praktyce jednak posiadanie konta firmowego będzie praktyczne, a czasem nawet konieczne. Dlatego z góry warto prześledzić ofertę banków i wybrać rachunek firmowy najlepszy dla Ciebie – zwykle będzie to konto płatne.

Po co Ci firmowy rachunek bankowy i dlaczego warto go mieć?

• Będziesz mieć jasno rozdzielone pieniądze prywatne i te związane z Twoim biznesem
• Bez trudu rozpoznasz przychody i wydatki związane z firmą 
• Łatwiej będzie Ci się rozliczać ze skarbówką i ZUS, a w razie kontroli nie musisz tłumaczyć się z prywatnych wydatków
• Tylko mając rachunek firmowy możliwe będzie działanie systemu split payment – mechanizmu podzielonej płatności, który jest obowiązkowy dla określonych branż
• Tylko rachunki firmowe są widoczne na tzw. białej liście podatników VAT

Żeby założyć rachunek firmowy w banku, musisz mieć zarejestrowaną firmę. Tymczasem rejestrując firmę, musisz podać rachunek bankowy. Jak to zrobić?

W formularzu CEIDG podaj numer konta osobistego w banku, a gdy po zarejestrowaniu firmy otworzysz konto firmowe, zaktualizujesz swoje dane w rejestrze przedsiębiorców. 

7. Czy muszę mieć pieczątkę firmową?

Nie musisz, bo nie istnieje przepis prawny, który by nakazywał Ci ją mieć. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców posługuje się pieczątką, przystawiając ją na umowach, zamówieniach, urzędowych drukach czy fakturach. Czasem przystawienie takiej pieczątki to po prostu przyjemność, która przypomina Ci, że Twój biznes się rozwija. Kiedy zdecydujesz się wyrobić pieczątkę, zamieść na niej co najmniej nazwę swojej firmy, adres, NIP i REGON. 

Zakładasz firmę? Planujesz zatrudniać pracowników? Wybierz wzory umów i regulaminów oraz e-booki od kancelarii armińska radcowie prawni. To sprawdzone, bezpieczne i zgodne z prawem dokumenty, które zabezpieczą Twoje interesy i pomogą Ci się rozwinąć:

Jaki adres firmy podać w rejestrze?

Kiedy chcesz otworzyć firmę, musisz określić kilka spraw związanych z adresem. Jakie masz opcje?

1. Najważniejszy jest adres do doręczeń. Musisz wskazać, dokąd ma być kierowana korespondencja do Ciebie – jest to ważne zwłaszcza dla urzędów. To może być dowolny adres, do którego przysługuje Ci prawo. Nie musi to być miejsce Twojego zamieszkania. 
2. Adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – zgłaszasz go, jeśli Twoje obowiązki planujesz wykonywać w stałym, określonym miejscu. Co jeśli pracujesz u klienta albo mobilnie z dowolnego miejsca na ziemi? Zaznaczasz odpowiednią rubrykę, że nie masz takiego adresu, a w formularzu zgłaszasz tylko adres do doręczeń. 
3. Jeśli miejsc, w których będziesz stale pracować, jest więcej – zgłoś adresy tych miejsc, oddziałów.

Działalność gospodarczą możesz prowadzić w dowolnym lokalu, do którego przysługuje Ci tytuł prawny taki jak np. własność, najem albo użyczenie. Możesz to robić także we własnym mieszkaniu, ale wtedy musisz pamiętać o dodatkowych obowiązkach, jakie będą się z tym wiązać – m.in. jak rozliczyć koszty energii, wody, ogrzewania – nie wszystko będzie można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Wyodrębnienie lokalu na prowadzenie działalności gospodarczej w domu będzie się też wiązać z wyższym podatkiem od nieruchomości za tę część, jeśli taki podatek opłacasz. 

• Dowiedz się więcej: Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej a siedziba firmy. Jaki adres zarejestrować?

Jednoosobowa działalność gospodarcza – wady i zalety

Skoro dotarłeś.aś do tego punktu, to prawdopodobnie znasz już odpowiedź na to pytanie. Krótko tylko podsumujmy, jakie wyzwania czekają na Ciebie, gdy chcesz założyć firme, a co dzięki temu zyskujesz.

Wady:

1. Robisz wszystko sam.a i polegasz przede wszystkim na sobie. Zarządzasz, realizujesz, pozyskujesz klientów, czuwasz nad formalnościami, parzysz kawę, a na koniec za wszystko odpowiadasz sam.a i to całym swoim majątkiem. W niektórych branżach warto pomyśleć o ubezpieczeniu od wykonywanych czynności. Zadbaj też o siebie, bo zmęczenie i stres szybko dadzą Ci się we znaki. Na przykład przyjmij zasadę, że w niedzielę nie pracujesz.
2. Banki dwa razy obejrzą Twoje przychody, zanim udzielą Ci pożyczki lub kredytu. Jeśli dopiero zaczynasz, poszukaj dofinansowania na start. 
3. Kryzysy mają to do siebie, że przychodzą w najmniej oczekiwanym i pożądanym momencie. Często w takich przypadkach bardzo niewiele zależy od Ciebie. Warto się do tego przygotować, nie traktować potknięć i problemów jako porażki i zawsze mieć gotowy plan B, na przykład poduszkę oszczędności na czarną godzinę.

Zalety: 

1. Sam.a decydujesz o sobie, prowadzisz biznes według własnej wizji, swojego pomysłu i narzędzi. Nikt nie mówi Ci co masz robić, ale też nie działasz w próżni. Odtąd każdorazowym szefem będzie Twój klient. Plusem jest to, że nie tylko on Ciebie, ale i ty możesz zwolnić jego, bo sam.a dobierasz sobie ludzi, z którymi pracujesz i dla których realizujesz swoje talenty. 
2. Działasz zwinnie, szybko i bez zbędnych opóźnień, bo wszystko, co rodzi się w Twojej głowie, może być natychmiast zrealizowane. Unikasz paraliżu decyzyjnego i bazujesz na dobrych relacjach, których nikt Ci nie popsuje. Dzięki temu zwiększa się Twoja efektywność, co może przełożyć się na przychody. Sam.a jesteś swoim najlepszym ambasadorem. 
3. Ponosisz zdecydowanie mniejsze koszty, niż duże firmy. To też oznacza, że wcale nie musisz mieć niebotycznych przychodów, bo dochody, które zostają na koncie, spokojnie starczą Ci na godne życie i jeszcze zostanie coś do zainwestowania. A kiedy przyjdzie kryzys i konieczność cięcia kosztów, możesz lawirować jak ryba w wodzie, bo jest duża szansa, że przetrwasz, a po wszystkim odrodzisz się niczym feniks z popiołów.
   
   Życzymy Ci dużo szczęścia i wytrwałości na nowej drodze życia. Jeśli będziesz potrzebować naszej pomocy – czyli kompleksowej obsługi prawnej, to jesteśmy tu dla Ciebie. Pomagamy firmom rosnąć i się rozwijać. Chcesz, żebyśmy poprowadzili prawnie Twój biznes? Skontaktuj się z nami: kontakt@arminska.pl

Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.