Co to jest siedziba firmy?
Adres działalności gospodarczej często wskazywany jest jako siedziba firmy. To jedna z ważniejszych informacji, jaką będziesz się posługiwać prowadząc biznes. Tymczasem w jego prawidłowym określeniu pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Często wynikają one z nieprecyzyjnych informacji i wyobrażeń na temat tego, do czego właściwie ten adres jest potrzebny. Jak go wybrać i jak się nim posługiwać? Przepisy nie ułatwiają zadania, ale ten artykuł wyjaśni Ci te kwestie i rozwieje wątpliwości.
Pierwsza zaskakująca informacja może być taka, że w języku prawnym nie ma czegoś takiego jak siedziba firmy. Przepisy nie posługują się takim pojęciem jak siedziba firmy. Zamieszanie wynika tego, że osoby, które nie są prawnikami, posługują się pojęciem firmy potocznie, mając na myśli swój biznes. Tymczasem przepisy prawa inaczej definiują pojęcia, którymi nie-prawnicy posługują się w bieżącej komunikacji. Zwykle mówiąc o siedzibie firmy mają na myśli miejsce wykonywania działalności gospodarczej.
Dlatego rejestrując swój biznes – czy jako osoba fizyczna czy spółka, w żadnym wniosku nie znajdziesz rubryki pt. „siedziba firmy”. Skoro więc nie ma w przepisach pojęcia siedziby firmy, to jak inaczej się to nazywa i co właściwie trzeba podać?
Siedziba osoby prawnej – definicja
Polski kodeks cywilny posługuje się pojęciem siedziby osoby prawnej. Według tej ustawy:
„Art. 41. [Siedziba]
Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający.”
Zauważ, że kodeks nie mówi nic o adresie. Siedzibą jest miejscowość i to właśnie ją należy określić np. w umowie spółki z o.o. lub statucie spółki akcyjnej. Czym innym jest adres siedziby, który podajesz w formularzu przy rejestracji – to już konkretna ulica, numer budynku itd.
Co to jest siedziba działalności gospodarczej? Czy to siedziba firmy? Definicja
Przepisy często nie ułatwiają przedsiębiorcom życia. Przykładem może być to, że polski kodeks cywilny określa, czym jest siedziba osoby prawnej. Ale już nie reguluje kwestii tego, czym jest siedziba działalności gospodarczej. Żeby rozwikłać tę zagadkę, trzeba zajrzeć do unijnego Rozporządzenia Wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z 15 marca 2011 r., ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej zgodnie z którym:
Artykuł 10
Na użytek stosowania art. 44 i 45 dyrektywy 2006/112/WE „miejscem siedziby działalności gospodarczej podatnika” jest miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa.
Czyli to takie miejsce, w którym zapadają istotne decyzje dotyczące ogólnego zarządzania przedsiębiorstwem, adres zarejestrowanej siedziby przedsiębiorstwa, i miejsce posiedzeń zarządu. Zgodnie z tym rozporządzeniem „Sam adres pocztowy nie może być uznany za miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika.” To właśnie ten adres najczęściej utożsamiany jest z siedzibą firmy.
Znając tę definicję, jak myślisz – jakie byłoby miejsce Twojej siedziby?
Co to jest stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej? Definicja
Kolejną definicją jest stałe miejsce prowadzenia działalności, które często będzie się pokrywać z miejscem siedziby działalności gospodarczej. Ale niekoniecznie musi tak być. Żeby dowiedzieć się więcej, znowu musimy zajrzeć do przywołanego wyżej rozporządzenia:
Artykuł 11
Na użytek stosowania art. 44 dyrektywy 2006/112/WE „stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej” oznacza dowolne miejsce – inne niż miejsce siedziby działalności gospodarczej podatnika, o którym mowa w art. 10 niniejszego rozporządzenia – które charakteryzuje się wystarczającą stałością oraz odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, by umożliwić mu odbiór i wykorzystywanie usług świadczonych do własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Przekładając to na ludzki język jest to takie miejsce, gdzie realizujesz działania firmy, ale nie tyle zarządcze, ile wynikające z działalności, którą faktycznie prowadzisz. To może być jednocześnie biuro w miejscu Twojego zamieszkania, gdzie na przykład realizujesz zlecenia. Ale równie dobrze będzie to zakład produkcyjny w Twoim lub sąsiednim mieście albo lokal, gdzie prowadzisz sklep. Może to też być biuro klienta, w którym świadczysz mu stałą obsługę.
Pojęcia, o których mówimy, są najbardziej istotne z punktu widzenia podatku od wartości dodanej (na gruncie podatku VAT). Dlatego przepisy uwzględniają wiele wyjątków i sytuacji szczególnych, które warto zbadać rozpoczynając określoną działalność. Ponieważ niniejszy artykuł nie ma charakteru porady prawnej ani podatkowej, ograniczamy się w nim wyłącznie do pokazania Ci zasad ogólnych i zakresu zagadnień, z którymi możesz mieć do czynienia prowadząc własny biznes.
Miejsce prowadzenia działalności gospodarczej
Kiedy decydujemy się założyć własny biznes, wybór miejsca prowadzenia działalności gospodarczej jawi się jako jeden z fundamentalnych kroków na drodze do sukcesu przedsięwzięcia. Odpowiednia lokalizacja może wpłynąć na wiele aspektów działania firmy, takich jak dostępność dla klientów, koszty utrzymania, czy też zgodność z różnymi przepisami prawnymi i regulacjami lokalnymi. Nie bez znaczenia pozostaje również atmosfera miejsca, które wybieramy na siedzibę naszej firmy, gdyż wpływa ona zarówno na komfort pracy pracowników, jak i na odbiór marki przez klientów. Atrakcyjność miejsca prowadzenia działalności gospodarczej może być kluczowa dla rozwoju firmy, szczególnie w kontekście przyciągania klientów oraz utalentowanych pracowników. Również w obliczu prawa, różne lokalizacje mogą mieć odmienne wytyczne i wymogi, które będą wpływały na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Czy trzeba mieć stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej?
Dobra wiadomość jest taka, że od 2018 roku, czyli odkąd weszła w życie Konstytucja Biznesu (czyli ustawa Prawo przedsiębiorców), jako przedsiębiorca wcale nie musisz mieć miejsca stałego prowadzenia działalności. Może być tak, że swoją pracę będziesz wykonywać z dowolnej kawiarni na świecie, w różnych biurach lub w biurach swoich klientów. Dlatego przepisy i formularz CEIDG przewidziały taką możliwość, że podanie tego miejsca jest dobrowolne.
Jeśli w Twoim przypadku nie ma adresu, pod którym stale będziesz wykonywać swoje zadania, to w odpowiednim miejscu zaznaczasz rubrykę [ ] „Brak stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej”. Ponieważ określenie takiego miejsca ma znaczenie dla celów podatkowych, w szczególności w zakresie podatku VAT, to gdy zaznaczysz brak stałego miejsca prowadzenia działalności, to urząd skarbowy przyjmie dla tych celów podany przez Ciebie adres zamieszkania.
Potrzebujesz umowy najmu lokalu na siedzibę Twojej firmy? W zespole kancelarii armińska radcowie prawni przygotowałyśmy dla Ciebie wzór takiej umowy – bezpieczny i zgodny z prawem:
Adresy, które podajesz, rejestrując jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG
Przejdźmy od praktyki. Kiedy zakładasz firmę i rejestrujesz ją w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zostaniesz poproszony.a o wypełnienie kilku rubryk związanych z adresem. Co trzeba tam podać?
- Adres zamieszkania
- Adres do doręczeń
- Adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej lub zaznaczenie rubryki, że takiego miejsca brak. Wtedy do celów podatkowych urząd skarbowy przyjmuje adres zamieszkania.
- Adresy dodatkowych stałych miejsc wykonywania działalności gospodarczej
- Adres przechowywania dokumentacji rachunkowej
Podanie własnego adresu zamieszkania oraz adresu do doręczeń, który może być inny niż adres miejsca zamieszkania, jest obowiązkowe. Wymaga tego tzw. Konstytucja Biznesu, czyli ustawa z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.
Siedziba firmy a miejsce zamieszkania. Czy mogę prowadzić firmę w domu?
Rozwiewając Twoje wątpliwości od razu powiemy, że tak – możesz prowadzić firmę w domu, w Twoim prywatnym mieszkaniu. Wtedy ten adres będzie zarówno adresem rejestrowym, jak i miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Przy czym warto być czujnym podejmując taką decyzję, ponieważ może to mieć pewne konsekwencje, które nie zawsze będą Ci odpowiadać:
- Jeśli płacisz podatek od nieruchomości, powinieneś zgłosić do urzędu część, w której prowadzisz działalność, bo może być ona (i najczęściej jest) opodatkowana wyższą stawką.
- Zorientuj się w kosztach energii elektrycznej – operator energii ma inną stawkę dla konsumentów, a inną dla przedsiębiorców. Jednym z rozwiązań może być zamontowanie osobnego licznika na pomieszczenia, w których prowadzisz biznes.
- Musisz uważać, co „wrzucasz w koszty”, ponieważ w takim przypadku uzasadnione będą stałe koszty prowadzenia działalności tylko w tych pomieszczeniach, w których faktycznie ją wykonujesz.
- Adres Twojego domu lub mieszkania stanie się publiczny – będzie dostępny w bazach i rejestrach, co w powiązaniu z Twoim imieniem i nazwiskiem, które również musi być ujawnione, może sprawić, że stracisz część swojej prywatności.
Adres często potrzebny jest dla właściwego rozliczania podatków. Tymczasem na przykład dla podatku dochodowego kluczowy będzie adres zamieszkania. Z kolei dla podatku VAT – miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu.
Zatem jeśli najważniejsze decyzje dotyczące Twojego biznesu podejmujesz w zaciszu własnego domu, Twój zakład produkcyjny znajduje się w innym mieście, a Ty jesteś VAT-wcem, to może się okazać, że będziesz podlegać różnym urzędom z tytułu różnych podatków. W takim przypadku warto dokładnie zbadać swoją sytuację, na przykład kontaktując się z doradcą podatkowym.
Czy adres zameldowania ma znaczenie dla siedziby firmy?
Przy zakładaniu i prowadzeniu firmy nie ma znaczenia, gdzie jesteś zameldowany. Adres zameldowania nie występuje w przepisach jako ten, którym musisz lub powinieneś się posługiwać. Co więcej, siedziba Twojej firmy wcale nie musi być powiązana ani z miejscem zameldowania ani Twojego zamieszkania. Jako adres do doręczeń możesz wskazać wirtualne biuro.
Wirtualne biuro – czy mogę podać jego adres jako siedzibę firmy?
Możesz. Obecnie robi tak wielu przedsiębiorców, zwłaszcza startupów, ponieważ jest to jeden ze sposobów optymalizacji kosztów prowadzenia działalności. Dla niektórych urzędów taki adres budził wątpliwości, ale w 2014 r. Naczelny Sąd Administracyjny rozwiał te obawy (orzeczenie w sprawie II FSK 3549/13):
(…) w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).
Obecnie wiele młodych firm wybiera wirtualne biuro. Jednak zanim zdecydujesz się na ten krok, poczytaj więcej na ten temat. Ponieważ według internetowych doniesień istnieje praktyka urzędów, które odmawiają rejestracji przedsiębiorców jako płatnika VAT, gdy jedynym zarejestrowanym adresem jest wirtualne biuro. Urzędy wciąż traktują podmioty z takim adresem jako czynnik podwyższonego ryzyka przy wyłudzaniu VAT. A i kontrahenci patrzą czujnym okiem na firmy, które działają w ten sposób.
Zawierając umowę na wirtualne biuro, to jego adres podajesz jako adres siedziby firmy. I to właśnie ono jest wskazywane na Twoich fakturach, umowach i innych dokumentach. To dobre rozwiązanie m.in. dla tych, którzy nie chcą ujawniać swojego adresu domowego. Albo potrzebują prestiżowego adresu lub miejsca, gdzie mogą spotkać się z klientami, nie wstydząc się swojej meblościanki odziedziczonej po babci.
Zmiana adresu zamieszkania lub prowadzenia działalności
Bardzo ważne jest to, że jeśli zmienisz adres zamieszkania albo miejsce prowadzenia działalności, masz obowiązek zgłosić tę zmianę do CEIDG. Masz na to 7 dni od dnia zmiany. Urząd skarbowy będzie bowiem żywo zainteresowany tym, gdzie Cię znaleźć. Zwłaszcza, gdy będzie to nowy urząd skarbowy, właściwy dla Twojego nowego adresu.
Jedno czy wiele miejsc prowadzenia działalności?
Jeśli Twoja firma jest duża lub pięknie się rozwija, przy rejestracji działalności podajesz dodatkowe stałe miejsca wykonywania działalności gospodarczej. Gdy zabraknie Ci rubryk w formularzu CEIDG-1, uzupełnij resztę w załączniku CEIDG-WM. Życzymy Ci, aby Twoje firma rozwijała się tak prężnie, aby trzeba było co jakiś czas wypełniać ten załącznik.
Potrzebujesz wsparcia w założeniu firmy i wyborze siedziby firmy?
Zastanawiasz się nad założeniem własnej firmy? Dobrze trafiłeś! W kancelarii armińska radcowie prawni dajemy Ci wsparcie na każdym etapie tego procesu. Pomagamy kompleksowo – od pierwszych kroków w rejestracji firmy, aż po bieżące doradztwo prawne, które jest nieocenione w codziennym prowadzeniu działalności. Wykorzystaj nasze doświadczenie zdobyte podczas współpracy z dużymi spółkami, aby Twój biznes rozwinął się szybko i bezpiecznie. Jesteśmy tu, aby wspierać młode firmy i przekładać naszą wiedzę na Twój sukces.
Podstawa prawna do adresu
Pamiętaj, że adres ma znaczenie podatkowe, w szczególności na gruncie VAT. Dla urzędu skarbowego ważny jest adres siedziby działalności gospodarczej podatnika. Dlatego powinieneś dysponować odpowiednią podstawą prawną dla posługiwania się adresem, który rejestrujesz. Innymi słowy nie możesz wpisać dowolnego adresu, do którego nie masz praw. Co może być taką podstawą prawną? Na przykład własność lub współwłasność lokalu, umowa najmu lub użyczenia.
Bądź czujny przy zawieraniu nieodpłatnej umowy na korzystanie z lokalu, gdyż urząd może potraktować to jako Twój przychód i odpowiednio opodatkować. W przypadku wątpliwości, skontaktuj się z zaufanym doradcą podatkowym.
Gdzie przechowywać księgi rachunkowe?
Sam.a decydujesz, gdzie będziesz przechowywać dokumenty swojej firmy, zwłaszcza dokumentację rachunkową. Możesz na ten cel przeznaczyć regał w swoim biurze, albo ustalić z księgową, że wszystkie papiery będą przechowywane u niej. To drugie rozwiązanie, choć może być dodatkowo płatne, ma swoje zalety. W przypadku kontroli skarbowej, uda się ona do Twojego biura księgowego. Najważniejsze, żebyś przy rejestracji firmy wskazał.a miejsce, gdzie urząd skarbowy ma szukać Twoich rachunków, faktur i umów. Służy do tego rubryka „adres przechowywania dokumentacji rachunkowej”.
Miejsca prowadzenia działalności gospodarczej
W kontekście wyboru miejsca prowadzenia działalności gospodarczej aspekty prawne mogą stanowić wyzwanie, szczególnie dla młodych, rozwijających się przedsiębiorców. Sprawy takie jak zgodność z lokalnymi przepisami, uregulowania dotyczące nieruchomości czy zasady dotyczące reklam i oznakowania, mogą przytłaczać. Kancelarie prawne, takie jak nasza – armińska radcowie prawni, pracują nad upraszczaniem i klarownym przekazem informacji prawnych, by uczynić je bardziej dostępnymi i zrozumiałymi. W tym celu wykorzystujemy koncepcję tworzenia prawa w duchu Legal Design. Polega ona na przystępnej prezentacji i komunikacji treści prawnych tak, aby stały się one zrozumiałe dla szerokiego grona odbiorców, nie tylko dla specjalistów w dziedzinie prawa.
Często przedsiębiorcy napotykają na przeszkody natury prawnej, które wpływają na wybór miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Przyjazne prawo, które jest zrozumiałe, dostępne i przyjazne dla każdego, może w znaczący sposób ułatwić ten wybór i wpłynąć pozytywnie na rozwój przedsiębiorstwa. Ułatwianie procesu podejmowania decyzji poprzez jasne, przejrzyste i przystępne informacje prawne jest kluczowe dla wspierania innowacyjności i przedsiębiorczości na każdym etapie rozwoju firmy. W kancelarii armińska radcowie prawni, stosując zasady Legal Design, angażujemy się w proces przekazywania informacji prawnych w taki sposób, aby wspierały one, a nie hamowały, działalność gospodarczą. Celem jest umożliwienie przedsiębiorcom dostępu do informacji prawnej i wsparcia prawnego w prosty i efektywny sposób, uwzględniając indywidualne potrzeby i kontekst biznesowy ich działania.
Założenie firmy – Twoja wielka przygoda
Każdy, kto choć raz w życiu zakładał i rozkręcał własny biznes wie, jaką przygodą jest otwieranie swojej działalności gospodarczej. Większość z nas – prawniczek z kancelarii armińska radcowie prawni – sama przeszła tę drogę. Też zastanawiałyśmy się nad formą prowadzenia biznesu. Też mierzyłyśmy się z wpisaniem działalności w CEIDG i wyznaczaniem adresu stałego prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego potrafimy skutecznie pomóc Ci w prowadzeniu i rozwoju Twojej firmy. Napisz do nas, a chętnie zajmiemy się stałą obsługą prawną Twojej firmy. Poznajmy się.
Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.
