Myślisz o własnym biznesie i zastanawiasz się, jaką formę prowadzenia firmy wybrać – działalność gospodarczą czy spółkę z o.o.? Wiele osób staje przed takim wyborem. Z jednej strony istnieje przekonanie, że w jednoosobowej działalności gospodarczej trzeba przede wszystkim zarobić na ZUS, który jest bardzo drogi. Z drugiej strony może się okazać, że prowadzenie spółki z o.o. wcale nie będzie tańsze. Jakie są zalety i ograniczenia każdej z tych form? Działalność gospodarcza a spółka z o.o. – co bardziej opłaca się wybrać?
Działalność gospodarcza – co to jest i jak działa?
W Polsce najprostszą formą prowadzenia firmy jest działalność gospodarcza. Działalność gospodarcza to sposób określonego rozliczania się z podatków z fiskusem, który rządzi się jednak swoimi prawami. Najwięcej przedsiębiorców, którzy decydują się założyć swój biznes, wybiera właśnie jednoosobową działalność gospodarczą. Jest to najszybszy sposób rozpoczęcia prowadzenia firmy i – przynajmniej na początku rozwijania biznesu – najtańszy.
Jednoosobową działalność gospodarczą założysz przez internet w jeden dzień. To Ty jesteś właścicielem firmy. Oznacza to, że za wszystko w firmie odpowiadasz właśnie Ty – i to całym swoim majątkiem. To dlatego, że w działalności gospodarczej nie rozdziela się Twojego majątku prywatnego i majątku firmy. Jak nigdy sprawdza się tu powiedzenie, że firma to Ty. I ponosisz tego realne konsekwencje.
Plusy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej
Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej ma niewątpliwie wiele plusów.
1. Szybko zarejestrujesz firmę
Jeśli to zrobisz, możesz praktycznie działać od razu. Nie potrzebujesz czekać na żadne zezwolenie czy licencję. Wszystko odbywa się online, więc nawet nie musisz wychodzić z domu. I co ważne – rejestracja działalności gospodarczej jest bezpłatna.
2. Masz prostą księgowość
Większość nowych jednoosobowych działalności prowadzi swoją księgowość w tzw. Książce Przychodów i Rozchodów, w skrócie zwaną KPiR. Uwzględnia się w niej przychody i wydatki, a jej prostota sprawia, że łatwo jest na bieżąco kontrolować stan swoich finansów.
3. Niższe koszty księgowania
Zakładając działalność – niezależnie od tego, w jakiej formie, warto od razu podjąć współpracę z księgowym lub księgową. To bardzo ułatwia rozliczenia i daje bezpieczeństwo. Na początku, gdy dokumentów do księgowania nie ma jeszcze zbyt dużo, koszty takiej obsługi księgowej nie są wysokie. Oddając księgowanie swojej firmy do biura księgowego oszczędza się czas, który można poświęcić na podstawową działalność i realizację swoich usług.
4. Masz pełną kontrolę swojej firmy
W działalności gospodarczej nie ma czegoś takiego jak wspólnicy czy akcjonariusze. Cała firma należy do Ciebie. To Ty podejmujesz wszystkie decyzje i za nie odpowiadasz. Pod tym kątem własna działalność gospodarcza daje Ci dużą swobodę, elastyczność i wolność robienia w swoim biznesie wszystkiego, co sobie wymyślisz i zaplanujesz, oczywiście w granicach prawa. Chyba że charakter działalności będzie wymagał zezwolenia lub licencji – wtedy czekają Cię dodatkowe kroki. Z drugiej strony będąc dla siebie samemu sterem, żeglarzem i okrętem ponosisz wszystkie konsekwencje podejmowanych decyzji, bo nie masz formalnego bufora, który by Cię w nich ograniczał.
Minusy prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej
1. Ponosisz pełną odpowiedzialność całym swoim majątkiem
Kiedy zakładasz działalność gospodarczą, to nie powołujesz do życia nowej osoby prawnej, tylko wybierasz sposób, jak będziesz rozliczać się z podatków i jak zorganizujesz swoje zawodowe życie. To oznacza, że tą firmą jesteś Ty sam_a. A skoro tak, to właśnie Ty odpowiadasz za wszystko, co dzieje się w Twojej firmie. Także finansowo. Czyli jeśli z powodu prowadzenia firmy popadniesz w długi, to będziesz za nie odpowiadać całym swoim majątkiem. Dlatego bardzo uważnie podejmuj wszelkie inwestycje. Jeśli któraś z nich okaże się nietrafiona, wierzyciele mogą prowadzić egzekucję z całego Twojego majątku. W najgorszym przypadku możesz nawet stracić dom.
2. Trudno o pozyskanie inwestora
Ponieważ w działalności gospodarczej firma to Ty, potencjalny inwestor nie ma nawet za bardzo jak w Ciebie zainwestować. Może jedynie podpisać z Tobą umowę o współpracy, która będzie regulowała Wasze wspólne przedsięwzięcie. Ponieważ jednak taki inwestor nie będzie miał nawet fragmentu Twojej firmy, może on nie być zainteresowany lokowaniem swoich środków w Twój biznes. To oznacza, że będzie Ci trudniej pozyskać pieniądze na swoje projekty. Dlatego przyjmuje się, że ta forma działalności sprawdza się najlepiej dla osób, które świadczą swoje indywidualne usługi – np. freelancerów, doradców, konsultantów, a także prawników, lekarzy czy szkoleniowców.
3. Mało elastyczne formy kosztów ZUSowo-podatkowych
Teoretycznie na działalności gospodarczej można wybrać formę opodatkowania w zależności od tego, co się robi i jaką skalę biznesu się prowadzi. Jednak są one ograniczone i nie pozostawiają wielkiego pola do optymalizacji. Sporo firm narzeka na duże koszty prowadzenia działalności, zwłaszcza gdy chodzi o ZUS. Na początku można skorzystać ze zwolnienia np. z tzw. Małego ZUS. Jednak im dłużej prowadzi się działalność i im więcej zarabia, koszty ZUS i podatkowe rosną. To powoduje, że po dwóch latach wiele działalności gospodarczych się zamyka, bo akurat po tym czasie kończą się ulgi. Warto więc z góry przygotować się na ten czas. Intencją ustawodawcy w projektowaniu ulg i zwolnień jest założenie, że dwa lata wystarczą na tzw. “rozkręcenie działalności”. W praktyce różnie to jednak wygląda, bo przeskok w obciążeniach potrafi być naprawdę spory i wiele firm po prostu nie jest w stanie finansowo unieść tego ciężaru.
Zakładasz własną działalność gospodarczą? Sprawdź te gotowy wzory umów, które mogą przydać Ci się na start:
Spółka z o.o. – czym się różni od działalności gospodarczej?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to bardziej złożona i zaawansowana forma prowadzenia biznesu. Od działalności gospodarczej różni się przede wszystkim tym, że w momencie zarejestrowania powstaje nowy podmiot, który jest odrębny od osoby fizycznej lub osób fizycznych, które go założyły. Podmiot ten jest samodzielny w świetle prawa – może samodzielnie zaciągać zobowiązania i za nie odpowiadać oraz sam może być podmiotem praw, które dla siebie nabywa.
Właścicielami spółki z o.o. są wspólnicy lub wspólnik. Nie odpowiada on jednak swoim majątkiem prywatnym za zobowiązania spółki. Podobnie za zobowiązania te nie odpowiadają członkowie zarządu. Tu jednak prawo przewiduje pewne wyjątki, gdy członek zarządu, którego zaniedbania doprowadziły do pokrzywdzenia wierzycieli, w pewnych sytuacjach i przy zachowaniu pewnych warunków może odpowiadać swoim majątkiem za zobowiązania spółki.
Zalety spółki z o.o.
1. Ograniczona odpowiedzialność chroni Twój majątek osobisty
Ponieważ co do zasady wspólnik nie odpowiada za spółkę swoim majątkiem, to ten prywatny majątek jest bezpieczny. Celem takiego rozwiązania jest m.in. to, aby wspólnicy nie bali się podejmować odważnych przedsięwzięć, często o dużym zaangażowaniu finansowym.
2. W oczach kontrahentów sp. z o.o. może mieć lepszy wizerunek
Ponieważ założenie spółki z o.o. wymaga więcej wysiłku, a jej prowadzenie jest nieco bardziej skomplikowane niż przy działalności gospodarczej, to bywa, że kontrahenci lepiej oceniają wiarygodność spółki z o.o. niż jednoosobowej działalności gospodarczej. I to mimo, że to właśnie spółka z o.o. może okazać się niewypłacalna, podczas gdy w przypadku osoby fizycznej będzie można prowadzić skuteczną egzekucję. To jednak zawsze będzie zależało od konkretnego przypadku. Ogólnie przyjmuje się jednak, że spółki z o.o. są bardziej wiarygodne – być może także dlatego, że nie da się ich zamknąć w jeden dzień, tak jak jest to możliwe w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.
3. Większe możliwości optymalizacji podatkowej
Wbrew obiegowej opinii w optymalizacji podatkowej nie chodzi wcale o oszukanie fiskusa, ale skorzystanie z legalnych rozwiązań, które sprawiają, że przedsiębiorcy nie muszą płacić zawyżonych podatków, w sytuacji, gdy nie jest to konieczne. Czasem bowiem z braku wiedzy, stosuje się rozwiązania, które wcale nie są korzystne podatkowo, podczas gdy proste zmiany mogą dać realne oszczędności. Dlatego tak bardzo w prowadzeniu biznesu przydaje się doradca podatkowy, dobra księgowa oraz zaufany prawnik.
Przykładowo w spółce z o.o. wynagrodzenie można wypłacać na różne sposoby. Zespół kompetentnych doradców pomoże Ci wybrać rozwiązanie najlepsze dla Ciebie, biorąc pod uwagę optymalizację podatkową, branżę, skalę oraz sposób działania spółki.
4. Możliwość wspólnego prowadzenia firmy
W spółce z o.o. można mieć wspólników. To ponownie ma swoje dobre i złe strony. Z jednej strony trzeba liczyć się z decyzjami innych osób, które np. mogą skutecznie zablokować projekt, który bardzo chce się przeprowadzić.
Z drugiej strony umożliwia to rozłożenie odpowiedzialności za podejmowane decyzje. A także pozyskanie większego kapitału na realizację projektów, ponieważ inwestor może włożyć pieniądze do spółki w zamian za udziały, a tym samym “kupić” jej część i czerpać z tego korzyści finansowe na przyszłość.
Potrzebujesz dokumentów do wykorzystania w spółce? Sprawdź nasz Pakiet Spółki z o.o. oraz wzory uchwał i regulaminów spółki:
Wady spółki z o.o.
1. Koszty rejestracji i księgowości
Do najczęściej podnoszonych wad w założeniu i prowadzeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością są koszty jej rejestracji oraz prowadzenia księgowości. Spółkę z o.o. rejestruje się online w Krajowym Rejestrze Sądowym. Najpierw jednak trzeba sporządzić treść umowy spółki i zadbać, aby odpowiadała ona intencjom wspólników. To z kolei najczęściej oznacza zaangażowanie prawnika. Dodatkowo spółka z o.o., jako odrębny podmiot prawa, musi prowadzić pełną księgowość. To oznacza więcej drobiazgowych rozliczeń i zasad. Po drugie koszty obsługi księgowej są wyższe, niż przy obsłudze jednoosobowej działalności gospodarczej. Wreszcie co roku trzeba składać do KRS sprawozdanie finansowe, czego nie musi robić osoba jednoosobowo prowadząca firmę.
2. Obowiązki formalne – sprawozdania, uchwały, zgłoszenia do KRS
Każdą zmianę w spółce trzeba zgłosić w specjalnej procedurze do sądu rejestrowego. Przynajmniej raz w roku trzeba zorganizować walne zebranie wspólników, na którym podejmuje się wymagane prawem uchwały. Trzeba więc przygotować, spisać, podpisać i zarzadzić obiegiem protokołów. Co roku do KRS trzeba zgłosić sprawozdanie z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe musi sporządzić księgowa lub księgowy i trzeba mieć pewność, że jest one prawidłowe – odpowiada za to kierownik jednostki, najczęściej będzie to zarząd.
A to tylko niektóre z obowiązków formalnych, które ciążą na spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.
3. Podwójne opodatkowanie zysków
Jeśli dobrze nie zaplanujesz kwestii przepływów finansowych w spółce z o.o., może się okazać, że np. podwójnie zapłacisz podatek od zysków. Pierwszy raz, gdy spółka wykaże dochód, który musi opodatkować podatkiem dochodowym. Drugi raz, gdy Ty jako wspólnik będziesz chciał wypłacić sobie ten dochód jako dywidendę, która również jest opodatkowana. Takich sytuacji może być więcej, dlatego tym bardziej przy prowadzeniu spółki przyda Ci się wsparcie dobrego radcy prawnego wspólnie z doradcą podatkowym.
Działalność gospodarcza a spółka z o.o. – kiedy warto przekształcić działalność w spółkę z o.o.?
Przychodzi taki moment w życiu wielu przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, że chcą przekształcić ją w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Najczęściej dzieje się tak wtedy, gdy:
- rosną ich dochody i rośnie ryzyko działalności, więc chcą oddzielić majątek prywatny od majątku spółki,
- zatrudniają pracowników lub planują to zrobić (choć zatrudnianie pracowników jako jednoosobowa działalność gospodarcza jest również możliwe),
- planują intensywny rozwój, chcą pozyskać inwestorów lub przyjąć wspólników.
Planujesz któryś z tych procesów? Nasza kancelaria Armińska Radcowie Prawni pomoże Ci przekształcić działalność w spółkę z o.o. i ograniczyć Twoje ryzyko. Doradzimy w procesach, przeprowadzimy przekształcenie, przygotujemy niezbędną dokumentację, zgłosimy spółkę do sądu. Zleć nam te zadania, a wszystko zrobimy za Ciebie.
Podsumowanie
Wiele osób zaczyna swoją przygodę z biznesem od prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Na tym etapie wiele procesów – od rejestracji po księgowość – prowadzą sami. Lecz w pewnym momencie działalność w tej formie staje się zbyt ryzykowna lub nieopłacalna podatkowo. Wtedy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością daje większe bezpieczeństwo i elastyczność, nawet jeśli jej prowadzenie kosztuje nieco więcej. Warto wychwycić ten moment i nie bać się zmiany. Kluczowe są Twoje cele, branża, w której działasz i to, ile chcesz zaryzykować.
Podejmując współpracę z kancelarią Armińska Radcowie Prawni możesz ograniczyć o ryzyko. Zakładamy spółki, przekształcamy je i wspieramy przedsiębiorców na każdym etapie.
Chcesz przejść z jednoosobowej działalności gospodarczej na spółkę z o.o.? Skontaktuj się z nami. Doradzimy Ci konkretnie, prosto i jasno – bez prawniczego żargonu.
