Żyjemy dziś w takim świecie, że wspólne narady przy jednoczesnej obecności wszystkich wspólników, aby podjąć ważne dla spółki uchwały, stają się anachronizmem. Czasem bywa to nie tylko niepraktyczne, ale wręcz niemożliwe. Tymczasem spółki muszą działać szybko, czasem pod presją czasu. Na szczęście kodeks spółek handlowych wychodzi naprzeciw tym potrzebom. Dzięki elastycznym rozwiązaniom organy spółki nie muszą już spotykać się przy jednym stole, aby móc skutecznie działać. Zobacz, jak wygląda głosowanie pisemne wspólników w sprawie przyjęcia uchwały na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Głosowanie pisemne wspólników – poza Zgromadzeniem Wspólników
Prawo polskie zna kilka sposobów na skuteczne podejmowanie uchwał przez organy spółki z o.o. Ogólnie można powiedzieć, że dzielą się one według tego, czy są podejmowane:
1) na Zgromadzeniu Wspólników
2) poza Zgromadzeniem Wspólników
Kluczowe znaczenie ma artykuł 227 par. 2 kodeksu spółek handlowych, poniważ wyznacza on dla wspólników spółki dwa tryby podejmowania uchwał.
Art. 227 [Uchwały Zgromadzenia Wspólników]
§ 1. Uchwały wspólników są podejmowane na zgromadzeniu wspólników.
§ 2. Bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie
zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne.
Oznacza to, że pisemne głosowanie w sprawie uchwał nie wymaga zwołania Zgromadzenia Wspólników. Każdorazowo trzeba też badać treść umowy spółki, aby stwierdzić, czy nie zawiera ona dodatkowych ograniczeń przy głosowaniu pisemnym.
Uwaga!
Istnieją wątpliwości, czy można podejmować uchwały w trybie pisemnym w jednoosobowej spółce z o.o. To samo dotyczy uchwał, których podjęcie wymaga obecności u notariusza.
Uchwały podejmowane na Zgromadzeniu Wspólników
Wspólnicy mogą procedować uchwały na Zgromadzeniu Wspólników Spółki:
a) w trybie zwykłym (wszyscy wspólnicy spotykają się w jednym miejscu)
b) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej – np. przy pomocy aplikacji Teams
c) poprzez system informatyczny S24 – w przypadku, gdy spółka została założona w tym systemie
Uchwały podejmowane poza Zgromadzeniem Wspólników
Wspólnicy mogą procedować uchwały poza Zgromadzeniu Wspólników:
a) w głosowaniu pisemnym
b) w głosowaniu w trybie obiegowym (tzw. kurenda)
Głosowanie wspólników w trybie pisemnym
Głosowanie pisemne pozwala wspólnikom na podejmowanie uchwał bez fizycznej obecności na zgromadzeniu. Ten sposób podejmowania wewnętrznych decyzji spółki sprawdza się idealnie, gdy szybko trzeba podjąć uchwałę, a jednoczesna obecność wspólników na posiedzeniu nie jest możliwa lub jest znacznie utrudniona. Gdy czas jest na wagę złota, a wspólnicy rozsiani są po świecie i nie są w stanie przybyć na czas na zebranie w siedzibie spółki, wówczas przeprowadzenie głosowania pisemnego będzie dla nich wybawieniem.
1. Zainicjowanie głosowania w tym trybie
Inicjatorem głosowania uchwał w trybie pisemnym jest zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Przyjmuje się tak ze względu na brzmienie przepisu art. 235 par. 1 ksh, który mówi, że to zarząd zwołuje zgromadzenie wspólników. Oznacza to więc, że to na zarządzie spółki ciąży zaplanowanie i przeprowadzenie całego procesu głosowania uchwały w trybie pisemnym. Zarząd może chcieć przeprowadzić takie głosowanie, gdy podejmie jakiś wniosek lub działanie, do którego wymagana jest – przez przepisy lub umowę spółki – uchwała wspólników, która nie może czekać do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników czy też do zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Czasem jest to unikatowy pomysł zarządu lub konieczność wynikająca z sytuacji biznesowych.
2. Zawiadomienie wspólników spółki z o.o.
Głosowanie w trybie pisemnym wymaga zgody wszystkich wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na taki tryb przyjęcia uchwały. zgoda ta musi zostać wyrażona przez wspólników w formie pisemnej. Pierwszy krok polega więc na tym, aby zawiadomić wspólników o takim trybie głosowania. Jak zrobić to w praktyce? Zarząd powinien wysłać do każdego wspólnika informację o planowanym trybie głosowania wraz z treścią oświadczenia, które wspólnik podpisze i odeśle do spółki, jeśli wyrazi zgodę na głosowanie pisemne.
Zawiadomienie musi wprost wskazywać, jakiego przedmiotu będzie dotyczyła konkretna uchwała. Z treści zawiadomienia wspólnik musi wprost wyczytać, iż chodzi o zgodę na pisemny tryb podjęcia uchwały. Jeśli wspólnik nie jest prawnikiem, warto w zawiadomieniu zawrzeć dodatkowe informacje lub pouczenie o dalszych krokach, procedurze i konsekwencji podejmowania uchwał w takim trybie.
Ważne!
Zawiadomienie może zostać do wspólników przekazane w dowolnej formie, tak jak treść oświadczenia, które wspólnik ma złożyć. Natomiast samo złożenie oświadczenia przez wspólnika musi już być w formie pisemnej. Zatem nawet jeśli wspólnik otrzyma wiadomość o planowanym podjęciu uchwały w trybie pisemnym, wraz z załącznikiem, którym będzie treść jego oświadczenia o wyrażeniu zgody na takie głosowanie, to samo oświadczenie wspólnik musi już wydrukować, podpisać i odesłać listem poleconym do zarządu lub podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
3. Zgoda na głosowanie pisemne
W odpowiedzi na zawiadomienie, wspólnik, który zgadza się na głosowanie w trybie pisemnym, podpisuje treść otrzymanego oświadczenia i odsyła taką zgodę do zarządu. Żeby uchwalenie uchwały w trybie pisemnym było możliwe, każdy wspólnik musi podpisać i odesłać zgodę na pisemny tryb głosowania. Jeśli choć jeden ze wspólników nie odeśle takiego oświadczenia lub nie wyrazi zgody na taki sposób głosowania, uchwała nie może zostać podjęta w trybie pisemnym.
Warunkiem podjęcia uchwały w tym trybie jest wyrażenie jednomyślnej, pisemnej zgody na treść uchwały przez wszystkich wspólników.
Ile czasu ma wspólnik na wyrażenie zgody?
Treść zawiadomienia powinna przewidywać, w jakim czasie wspólnik może udzielić zgody na tryb pisemny. Czas ten nie powinien być za krótki, żeby dać wspólnikowi realną możliwość oceny sytuacji i podjęcia decyzji. Należy jednocześnie pamiętać, że jest to jedynie zgodna na tryb głosowania nad uchwałą, nie zaś na podjęcie samej uchwały. Na to przyjdzie bowiem czas w kolejnym kroku.
Pytanie
Czy możliwe jest, aby wyrażenie zgody na głosowanie pisemne oraz oddanie głosu w sprawie uchwały następowały jednocześnie?
Tak. W takim wypadku zarząd powinien już na pierwszym etapie przesłać wspólnikom oświadczenia o wyrażeniu zgody wraz z treścią proponowanych uchwał lub uchwały.
4. Głosowanie
Gdy wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na pisemny tryb procedowania, przechodzą do etapu drugiego obejmującego właściwe głosowanie. W tym celu zarząd rozsyła każdemu ze wspólników projekt uchwały. To bardzo ważne, aby wspólnik otrzymał dokładny tekst uchwały poddanej pod głosowanie. Wtedy głosowanie polega na tym, że każdy wspólnik wyraża swoją wolę, wysyłając swój głos w ustalony sposób. Wspólnik może więc głosować za przyjęciem uchwały, przeciw lub wstrzymać się od głosu.
Uwaga!
W trybie pisemnym nie można podejmować uchwały w sprawach, dla których kodeks lub umowa spółki przewiduje głosowanie tajne.
Ile czasu ma wspólnik na głosowanie?
Wspólnik odpowiedź na to pytanie znajdzie w piśmie, w którym otrzymuje tekst uchwały. To zarząd określa, w jakim czasie wspólnik powinien zagłosować. Termin na oddanie głosu powinien być realny – to znaczy uwzględniać rzeczywisty czas na zastanowienie się nad treścią uchwały i wyrażenie swojego zdania. Termin powinien liczyć się od dnia otrzymania przez wspólnika treści uchwały, aby nie obciążać go ewentualnymi opóźnieniami po stronie poczty. Również koniec terminu powinien być związany z aktywnością zależną od wspólnika – czyli np. nadaniem na poczcie listu poleconego z głosem wspólnika.
Przykład!
Wspólnik otrzymuje tekst uchwały z informacją, że na oddanie głosu ma 7 dni od dnia otrzymania pisma z treścią uchwały oraz że decyduje o tym data nadania na poczcie listu poleconego.
5. Liczenie głosów
Po zakończeniu głosowania przychodzi czas na podsumowanie wyników. To zadanie dla inicjatora głosowania, czyli zarządu. Policzenie głosów to nie tylko matematyka. To również moment, w którym sprawdzamy, czy uchwała została podjęta zgodnie z wymogami prawa i umowy spółki. Na przykład czy uzyskano wymaganą większość głosów. To kluczowe dla ważności podjętych decyzji.
Jeśli wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na pisemny tryb głosowania, to uchwały zapadają (co do zasady) bezwzględną większością głosów przy określonym kworum. Odpowiedzi na pytanie, jaka większość jest potrzebna do przyjęcia danej uchwały należy szukać w przepisach kodeksu spółek handlowych oraz w postanowieniach umowy spółki.
6. Ogłoszenie wyników
Ostatnim etapem jest podzielenie się ze wszystkimi wspólnikami wynikami głosowania. To moment, w którym oficjalnie potwierdzamy, jakie decyzje zostały podjęte i jakie będą następne kroki spółki. Ogłoszenie wyników to nie tylko formalność, ale też element budujący zaufanie wśród wspólników. Po zakończeniu głosowania zarząd (inicjujący cały proces) sporządza protokół. Protokół zawiera informacje o sposobie i wyniku głosowania. W protokole należy odnotować, czy stwierdzono przyjęcie uchwały oraz czy i ilu wspólników odmówiło podjęcia uchwały. Następnie o wyniku głosowania należy powiadomić wspólników. Komunikat z wynikami powinien być jasny i zrozumiały dla wspólników. Powinno z niego wynikać, jakie konsekwencje niosą za sobą podjęte uchwały. To pomaga każdemu wspólnikowi zrozumieć kierunek, w którym zmierza spółka.
Dlaczego warto skorzystać z głosowania pisemnego?
Głosowanie pisemne daje ogromną elastyczność i pozwala na szybkie podejmowanie decyzji. To nieoceniona procedura w dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu. Pozwala wspólnikom na aktywny udział w życiu spółki, nawet jeśli dzielą ich setki kilometrów. Co więcej, procedura ta może przyczynić się do lepszego dokumentowania procesów decyzyjnych w spółce, co jest kluczowe z punktu widzenia ewentualnych przyszłych audytów czy sporów.
Potrzebujesz wsparcia w zorganizowaniu głosowania pisemnego?
Zarządzanie procesem głosowania pisemnego i podejmowania uchwał w spółce z o.o. wymaga znajomości przepisów i dobrej organizacji. W naszej kancelarii zdajemy sobie sprawę z tych wyzwań i oferujemy kompleksową pomoc w przeprowadzeniu całego procesu – od inicjacji po ogłoszenie wyników.
Oprócz profesjonalnego doradztwa, udostępniamy także zestaw gotowych wzorów dokumentów, które ułatwiają organizację głosowania pisemnego. To narzędzia, które sprawią, że cały proces będzie przebiegał sprawnie i zgodnie z prawem.
Jeśli więc chcesz mieć pewność, że decyzje w Twojej spółce są podejmowane efektywnie i bez zbędnych przeszkód, skontaktuj się z nami. Razem przejdziemy przez każdy etap, zapewniając, że Twoja spółka działa jak dobrze naoliwiony mechanizm.
