Jako ludzie chcemy się rozwijać i stawać się coraz lepszymi w tym, co robimy, zwłaszcza w pracy. Codzienność zmusza nas do nieustannej nauki, nowe technologie stawiają przed pracownikami nieustanne wyzwania. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych staje się niezbędne nie tylko dla rozwoju kariery pracownika, ale także dla rozwoju firmy. Polski kodeks pracy w szczególny sposób chroni wartość, jaką jest ciągły rozwój. Przepisy zawierają szereg reguł i zasad, jakimi powinni kierować się pracodawcy i pracownicy przy zawieraniu umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Zobaczmy więc, jak, z korzyścią dla obu stron, uregulować relacje w zakresie dokształcania się.
Podstawy prawne podnoszenia kwalifikacji zawodowych
Źródłem, na którym opiera się relacja pracodawcy i pracownika w zakresie szkolenia się, jest Kodeks pracy. Prawodawca bardzo wysoko ceni możliwość nauki pracownika, bo jej ułatwianie uczyniło podstawowym obowiązkiem pracodawcy. Mówi o tym art. 94 Kodeksu pracy. Z kolei kwalifikacjom zawodowym pracowników Kodeks pracy poświęca cały osobny Rozdział III.
To tam znajdziesz postanowienia o umowie szkoleniowej, dodatkowych świadczeniach czy wymiarze urlopu szkoleniowego. I chociaż przepisy dają dużą swobodę stronom w zakresie ustalania zasad, na jakich pracownik ma odbywać szkolenie, często następuje to literalnie zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.
Korzyści dla pracowników
Zawodowy rozwój i zdobywanie wiedzy i umiejętności przez pracownika to dla niego sama korzyść. Takie działania pozwalają pracownikom nie tylko podnosić własne kompetencje. W rezultacie przekłada się to dla nich często na możliwość awansu lub podwyżki. Co za tym idzie, taki pracownik czuje się lepiej, ma wyższe poczucie własnej wartości, więcej motywacji do działania i większą chęć pozostania w firmie, która umożliwia mu kształcenie. Dzięki szkoleniom pracownik szybciej i łatwiej dostosowuje się do zmian zachodzących na rynku pracy. Do tego z mniejszym oporem podchodzi do nowych wyzwań i staje się bardziej konkurencyjny i elastyczny w zakresie możliwych zmian w jego własnej organizacji. Choć sam czerpie z tego korzyści, to jednocześnie są to cechy bardzo pożądane także przez pracodawców.
Korzyści dla pracodawców
Korzyści pracodawców to odwrócone lustro korzyści pracownika. Pracodawcom zależy na dobrze wykwalifikowanych, efektywnych i zmotywowanych pracownikach. Szkolenia umożliwiają wzmacnianie i pogłębianie tych cech, dlatego umożliwianie pracownikom dokształcania się jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Często pracownicy na szkolenia idą z inicjatywy pracodawcy, któremu zależy na tym, aby jego załoga była wyszkolona i konkurencyjna. To wpływa na wzrost wyników przedsiębiorstwa i pomaga mu się umacniać. Co więcej, zadowolony pracownik, który czuje, że pracodawca dba też o jego rozwój, jest bardziej lojalny. Wpływa to pozytywnie na zmniejszenie ryzyka utraty personelu. Programy szkoleniowe firm mogą być dodatkowym benefitem, a także pozytywnie wpływają na wizerunek firmy. W powszechnej opinii pracodawca, który dba o swoich pracowników, to dobry pracodawca. A jako taki w naturalny sposób przyciąga do siebie nowe talenty.
Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych
Umowę szkoleniową pracodawca i pracownik podpisują wtedy, gdy po pierwsze pracodawca zobowiązuje się do zwrotu pracownikowi kosztów szkolenia. Po drugie zaś, gdy po zakończeniu szkolenia pracownik zobowiązuje się do przepracowania określonego czasu u pracodawcy, nie dłuższego niż 3 lata. Umowę szkoleniową podpisuje się, jeśli szkolenie będzie miało miejsce z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą.
Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą.
Warto dodać, że zgoda pracodawcy, która jest koniecznym warunkiem umowy szkoleniowej, musi obejmować cały proces szkolenia, a nie np. tylko pierwszy rok studiów.
Umowie na podniesienie kwalifikacji zawodowych poświęcony jest w Kodeksie pracy osobny artykuł. Przepisy przewidują sporą swobodę w zakresie określenia wzajemnych praw i obowiązków stron. Jednak nie jest tak, że tę umowę można zawrzeć w dowolny sposób. Oto jakie warunki musi spełniać umowa szkoleniowa:
- musi być zawarta na piśmie – w praktyce najczęściej oznacza to, że pracownik i pracodawca wydrukują i podpiszą dokument umowy, aby mogła być ona następnie złożona do akt pracownika;
- nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy rozdziału o szkoleniach;
- zawiera się ją wtedy, gdy pracodawca chce zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu studiów lub szkolenia; w przeciwnym razie strony nie muszą zawierać takiej umowy; o tzw. obowiązku lojalności piszemy dalej.
Chcesz mieć pewność, że umowa szkoleniowa, którą podpisujesz, jest zgodna z prawem?
Urlop szkoleniowy i zwolnienie z obowiązku pracy
Idąc na rękę pracownikowi prawo pracy przyznaje mu urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. To bardzo istotne gwarancje dla pracownika. Chodzi w nich nie tylko o to, że pracodawca nie będzie wymagał w tym czasie obecności pracownika w pracy. Kodeks pracy idzie o krok dalej i stanowi, że:
Za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.
W zależności od tego, jakie szkolenia czy studia podejmuje pracownik, różne są dla niego wymiary urlopu szkoleniowego. Jeśli przystępuje do egzaminów eksternistycznych, egzaminu maturalnego albo egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie lub egzaminu zawodowego, to przysługuje mu urlop w wymiarze 6 dni. Jeśli natomiast potrzebuje czasu na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego, to otrzymuje urlop 21 dni. Co ważne ten ostatni urlop przysługuje tylko w ostatnim roku studiów.
Ważne!
Urlopu szkoleniowego udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Zasady pokrywania kosztów szkolenia przez pracodawcę
Chociaż korzyści z podnoszenia kwalifikacji są obopólne, to przyjmuje się, że jednak to pracodawca zyskuje na posiadaniu wykwalifikowanego pracownika. Pracodawca zaś prowadzący przedsiębiorstwo przede wszystkim kalkuluje koszty i zyski. Nawet jeśli dotyczą one szkolenia pracowników. Stąd z jednej strony zgadzając się lub inicjując szkolenie pracownika, pracodawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów takich studiów lub kursów. Ale z drugiej strony będzie on wymagał lojalności po zakończeniu szkoleń, gdyż ta inwestycja w pracownika musi mu się zwrócić. Stąd umowa szkoleniowa określa zasady pokrywania kosztów oraz kwestię pozostawania pracownika w stosunku pracy po zakończeniu szkolenia.
Finansowanie dodatkowych kosztów
Umowa szkoleniowa może przewidywać, że pracodawca pokryje także inne koszty, oprócz kosztu wynagrodzenia pracownika za urlop szkoleniowy czy czas nieobecności pracownika w pracy z powodu zajęć. Przepisy prawa pracy wymieniają możliwość przyznania pracownikowi dodatkowych świadczeń, w szczególności pokrycia opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Ten katalog jest otwarty. Dlatego jeśli w związku ze studiami pracownika pojawią się dodatkowe koszty, również i one mogą zostać pokryte przez pracodawcę, jeśli się na to zgodzi.
Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.
Obowiązek pracownika prezentowania wyników
Strony mogą dodatkowo w umowie uregulować kwestię rozliczeń. Na przykład na podstawie jakich dokumentów będzie się odbywać zwrot wydatków. Pracodawca może chcieć także zagwarantować sobie, że pracownik będzie potwierdzał, że kończy poszczególne etapy szkolenia z wynikiem pozytywnym. Na przykład przedstawi dyplom lub dowód zaliczenia. Pracodawca zaś może od tego potwierdzenia lub pozytywnych wyników uzależniać pokrycie określonej kategorii lub dalszych kosztów.
Obowiązek pracy po zakończeniu szkolenia
Pracodawca inwestuje w pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe. Dlatego umowa szkoleniowa zawiera zobowiązanie pracownika do pozostania w stosunku pracy po jego zakończeniu przez określony czas. Ten czas określany bywa różnie. W praktyce najczęściej będą to dwa lub trzy lata. Jeśli pracownik nie dotrzyma tego zobowiązania, wówczas będzie zobowiązany do zwrotu pracodawcy wydatków, jakie te poniósł na jego szkolenie.
Oto przewidziane w Kodeksie pracy sytuacje, w których pracownik będzie zobowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę z tytuł dodatkowych świadczeń:
- jeśli pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji;
- jeśli pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata;
- jeśli pracownik w okresie wskazanym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia przez pracownika umowy o pracę z powodu mobbingu;
- jeśli pracownik w okresie wskazanym w umowie szkoleniowej, nie dłuższym niż 3 lata, rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie wskazanych artykułów, tj. z powodu szkodliwego wpływu wykonywanej pracy na zdrowie pracownika i nieprzeniesienie pracownika do innej pracy w terminie wskazanym w orzeczeniu lekarskim lub z powodu dopuszczenia się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika albo z powodu mobbingu, pomimo że w rzeczywistości przyczyny te wcale nie wystąpiły.
Twoja sytuacja jest inna niż określona w punktach powyżej ? Zastanawiasz się, jak rozwiązanie Twojego stosunku pracy wpłynie na obowiązek zwrotu kosztów szkolenia? Skontaktuj się z naszą kancelarią. Porada prawna może zaoszczędzić Ci negatywnych konsekwencji, które mogłyby się pojawić w przypadku błędnej interpretacji Twojej sytuacji.
Obowiązek proporcjonalnego zwrotu kosztów
Jeśli wystąpią okoliczności wskazane w powyższym punkcie, to pracownik będzie musiał zwrócić koszty lub część kosztów, które pokrył pracodawca. Zrobi to proporcjonalnie do okresu, w którym pracodawca spodziewał się, że wykwalifikowany pracownik będzie świadczył dla niego pracę. Zgodnie z Kodeksem pracy, w przypadkach, o których mowa powyżej, pracownik:
jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.
Przykład: pracownik zobowiązuje się, że przepracuje u pracodawcy 3 lata po zakończeniu szkolenia. Z wymienionych przyczyn jego stosunek pracy ustał po roku. Zatem pracownik będzie zobowiązany do zwrotu 2/3 kosztów, jakie poniósł pracodawca w związku z jego szkoleniem.
Ważne!
Pracownik nie będzie zobowiązany do zwrotu wynagrodzenia, które dostał za urlop szkoleniowy lub za zwolnienie z całości lub części dnia pracy, aby wziąć udział w zajęciach.
W podsumowaniu
Dbanie o rozwój zawodowy pracowników jest w interesie każdego pracodawcy. Wpływa to pozytywnie na efektywność i konkurencyjność całej firmy. Z kolei pracownicy chcący się szkolić, są lepiej postrzegani na rynku pracy jako osoby ambitne, którym zależy na rozwoju kariery. Stąd Kodeks pracy wprowadza uregulowania mające na celu ułatwienie i zagwarantowanie sprawnego przebiegu procesu kształcenia pracownika.
Jednak w praktyce biznesowej mogą zaistnieć sytuacje wątpliwe. Takie, w których pracodawcy lub pracownicy będą mieć pytania o ich konkretną sytuację. Potrzebujesz wsparcia w zakresie interpretacji przepisów, porady lub przygotowania dokumentów związanych z podnoszeniem kwalifikacji przez pracowników? Skontaktuj się z naszą kancelarią.
Kancelaria armińska radcowie prawni ma doświadczenie w zakresie szeroko rozumianego angażowania personelu. Od wielu lat pomaga firmom w zakresie ich obowiązków jako pracodawców. Chętnie doradzimy także w Twojej sprawie.
Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.
