W pracy spędzamy lwią część naszego życia. Dlatego choć przepisy coraz bardziej rozluźniają obowiązki przebywania w jednym biurze z kolegami i przełożonymi, to wciąż ważne są dla pracownika warunki pracy, zasady zatrudnienia i wynagrodzenia, a także atmosfera w zakładzie, gdy pracujemy stacjonarnie. Dobry pracodawca wsłuchuje się w głosy swoich pracowników i dba o ich sytuację. W najważniejszych dla pracownika sprawach przepisy wprost wskazują, że pracodawca ma obowiązek skonsultować swoje decyzje z przedstawicielami załogi. Jak to zrobić?
Służy temu instytucja konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jest ona formą dialogu, który pracodawca podejmuje z pracownikami w ważnych dla nich kwestiach. Konsultować można w zasadzie wszystko, bo przepisy nie przewidują restrykcyjnych ograniczeń. Są jednak obszary, w których prawo wprost wskazuje obowiązek przeprowadzenia konsultacji. Żeby było to możliwe, pracodawca powinien wyłonić przedstawicieli pracowników, którzy ułatwią mu spojrzenie na sprawy pracownicze z innej perspektywy. Po to, aby mógł on lepiej zrozumieć potrzeby i oczekiwania swoich pracowników.
Czy konsultacje z przedstawicielami pracowników są obowiązkowe?
Konsultacje z pracownikami mogą przybrać różne formy określone przepisami prawa. Zupełnie inaczej będzie wyglądać sytuacja firmy, w której działają organizacje związkowe, a inaczej będzie w tych, gdzie takich podmiotów nie ma. W zakładach pracy prowadzących działalność gospodarczą zatrudniających co najmniej 50 pracowników do reprezentowania pracowników uprawniona jest również rada pracowników działająca na podstawie ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. My dla ułatwienia skupimy się na pracodawcach zatrudniających mniej niż 50 pracowników.
Choć pracodawca może konsultować z pracownikami różne kwestie, to są takie obszary, co do których istnieje obowiązek ich konsultowania. Bez tego dana decyzja nie może być przez pracodawcę skutecznie podjęta. Jednym z takich obszarów jest praca zdalna, której nowe zasady określają przepisy kodeksu pracy zmienione w kwietniu 2023 roku. Pracodawca, aby skutecznie mógł wprowadzić regulamin pracy zdalnej, musi go skonsultować z reprezentantami pracowników. Warto dodać, że chodzi o samą konsultację – nawet gdyby pracodawca nie uwzględnił wniosków pracowników zgłoszonych w trakcie konsultacji.
Inne przykładowe obszary, w których konsultacje z pracownikami są obowiązkowe:
- rezygnacja z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych czy zmiana regulaminu ZFŚS (art. 3 ust. 3b, art. 4 ust. 3, art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych);
- porozumienia w sprawie możliwości wprowadzenia przerywanego systemu czasu pracy (art. 139 § 3 kp);
- konsultacje działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy (bhp) (art. 237[11a] kp);
- zawarcie w imieniu pracowników z pracodawcą umowy o utworzenie pracowniczego programu emerytalnego (art. 11 ust. 3 Ustawy o pracowniczych programach emerytalnych);
- uzgodnienia w imieniu pracowników z pracodawcą zamiaru i zasad przeprowadzenia zwolnień grupowych (art. 2 ust. 7 Ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników);
- konsultacje wykazu prac w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia oraz monotonnych i w ustalonym z góry tempie (art. 145 § 2 kp);
- porozumienie w sprawie zawieszenia w całości lub w części przepisów prawa pracy określających prawa i obowiązki stron (art. 91 § 2 kp);
Jakie są zasady wyboru przedstawicieli pracowników?
Ogólna zasada jest taka, że przedstawicieli pracowników wyłania się w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Przepisy prawa pracy nie precyzują, w jakim trybie ma to nastąpić, pozostawiając te kwestie swobodzie pracodawcy. Czasem jednak łatwiej jest postępować według podanych wskazówek. Żeby wyłonienie reprezentantów doszło do skutku, trzeba przewidzieć sposób przeprowadzania wyborów. Dobrze będzie też wskazać okres kadencji i uprawnienia przedstawicieli. Z uwagi na specyfikę działalności danej firmy, proces ten u każdego pracodawcy może przebiegać inaczej.
Jak wybrać przedstawicieli pracowników w Twojej firmie?
Ponieważ pracodawcy mają sporą dowolność w zorganizowaniu takich wyborów, mogą na przykład zwrócić się do swoich pracowników, aby oni sami wyznaczyli osobę lub osoby, z którymi pracodawca będzie się konsultował. To rozwiązanie jest praktyczne zwłaszcza w małych firmach, gdzie zatrudnionych jest niewielu pracowników. Jeśli okaże się, że pracownicy nie potrafią dojść między sobą do porozumienia, pracodawca przeprowadzi wybory.
Jak zorganizować i przeprowadzić wybory przedstawicieli pracowników?
W tym aspekcie pracodawcy mają dużą dowolność. To dlatego, że przepisy nie regulują szczegółowo sposobu przeprowadzenia wyborów, a tylko sugerują, że przeprowadza się je w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Dobrze jest, gdy zasady wyborów są spisane. Łatwiej wtedy odnieść się do poszczególnych kwestii, takich jak sposób wyłonienia reprezentantów, ich liczba, czy to, że reprezentanci będą powołani na stałe lub tylko doraźnie – do konsultacji danej kwestii.
Tyle teoria. A jak przeprowadzić takie wybory w praktyce?
Propozycja procesu wyboru przedstawiciela pracowników
- Pracodawca w wewnętrznym dokumencie określa sposób wyłonienia przedstawicieli pracowników. Mogą to być postanowienia regulaminu pracy, przyjęty regulamin wyboru przedstawicieli pracowników albo inny dokument, na przykład zarządzenie.
- Chcąc przeprowadzić wybory, pracodawca informuje o tym pracowników. Jak? Na przykład wywieszając stosowną informację na tablicy ogłoszeń, w pokoju socjalnym lub sekretariacie, albo wysyłając maila do wszystkich pracowników. Informacja wskazuje, w jaki sposób, do kiedy i gdzie pracownicy mogą zgłaszać swoich kandydatów. Precyzuje też, w jaki sposób będzie przebiegało głosowanie. Procedura może przewidywać, że na przykład ze zgłoszonych kandydatów zostanie wybranych dwóch przedstawicieli, którzy zostaną wyłonieni w trybie głosowania. Zgłoszony kandydat musi wyrazić zgodę na tę funkcję oraz na potencjalne pełnienie zadań przedstawiciela.
- Po upływie określonego terminu (np. 7 dni) na zgłaszanie kandydatów, pracodawca zarządza wybory. Przeprowadzić je można analogicznie jak każde inne wybory czy głosowanie. Na środku biura stawia się urnę, wyznacza się osobę, która wydaje karty do głosowania na podstawie podpisu głosującego pracownika, i ogłasza się, w jakich godzinach można oddać swój głos. Głosowanie powinno być tajne. Następnie powołana przez pracodawcę komisja (najlepiej 2 osoby – jedna reprezentująca pracodawcę i jedna pracowników) komisyjnie otwiera urnę i liczy głosy oddane na kandydatów. Z tej czynności warto spisać protokół podpisany przez komisję.
- Wybór kandydata następuje po podliczeniu głosów. W procedurze wyborów pracodawca powinien określić, kiedy wybory uważa się za ważnie przeprowadzone. Aby nie komplikować zbytnio procesu, można przyjąć, że będą one ważne, jeśli zagłosuje choćby dwóch pracowników, a wygra ten kandydat (lub kandydaci), którzy zbiorą kolejno najwięcej głosów.
- Pracodawca ogłasza (pisemnie przez wywieszenie na tablicy lub mailowo) wyniki wyborów. Ten moment można uznać za wyłonienie przedstawicieli pracowników.
Zasady pełnienia funkcji przedstawiciela
Warto dodać, że uczestnictwo pracowników w całej procedurze wyborów powinno być dobrowolne, a brak uczestnictwa czy chęci wzięcia udziału nie może w żaden sposób rzutować na warunki pracy, w szczególności pracownicy nie biorący udziału w wyborach nie mogą być dyskryminowani z tego powodu. W sytuacjach, które nie są ściśle określone przepisami, ważne jest porozumienie. Należy raczej namawiać, negocjować i ustalać, niż nakazywać czy żądać.
Kandydat, który wygra, powinien pamiętać, że funkcja przedstawiciela pracowników to funkcja honorowa i nie wiąże się z żadnymi profitami czy benefitami od pracodawcy. Funkcja ta również w żaden sposób nie chroni pracownika tak, jak bywa to w przypadku funkcji w związkach zawodowych. W szczególności bycie reprezentantem pracowników nie chroni pracownika przed zwolnieniem.
Reprezentacja pracowników wybrana. Jak zaplanować konsultacje?
Kiedy pracodawca wie już, kto będzie reprezentacją pracowników, może się odpowiednio przygotować. Przede wszystkim należy zaplanować terminy omawiania poszczególnych spraw, a także uzgodnić, w jaki sposób pracownik reprezentujący załogę może się zapoznać z niezbędną dokumentacją. Pracodawca powinien przewidzieć dla reprezentanta odpowiedni czas na zapoznanie się z nią oraz omówienie jej z pozostałymi pracownikami i ewentualne zgłoszenie uwag.
Przykładowo jeśli konsultowany ma być regulamin pracy zdalnej, to pracodawca może umówić się z pracownikiem, że za 7 dni spotkają się w salce konferencyjnej aby skonsultować dokument, który pracodawca wyśle pracownikowi mailem. Taka procedura umożliwia przedstawicielowi dokładne zapoznanie się z tematem, a tym samym skutecznie chroni interesy pracowników.
Przebieg konsultacji
W trakcie spotkania warto zadbać o miłą atmosferę. Kawa, woda i ciastka będą mile widziane, ale nie są obowiązkowe. Najważniejsze jest, aby pracownik reprezentujący swoich kolegów mógł otwarcie i bez przeszkód zgłosić swoje propozycje i uwagi, które następnie można omówić. Zachęcamy, aby spotkanie takie potraktować jako wsłuchanie się w głos załogi, a nie tylko formalne odhaczenie obowiązkowego punktu. Takie podejście sprawi, że pracownicy poczują, że pracodawca autentycznie uwzględnia ich interesy, a pracodawca może uzyskać cenne informacje ułatwiające mu późniejsze stosowanie omawianych dokumentów.
Protokół z konsultacji
Ze spotkania konsultacyjnego sporzadza się protokół, który będzie zawierał datę i przedmiot spotkania, wymieniał osoby, które wzięły w nim udział, a także odzwierciedlał zgłoszone na spotkaniu wnioski i uwagi oraz ustalenia.
Dokumentację z konsultacji należy przechowywać w aktach na dowód jej przeprowadzenia i poczynionych ustaleń oraz na dowód przestrzegania przepisów prawa.
Czy pracodawca ma obowiązek uwzględnić uwagi pracowników?
Każdorazowo należy dokładnie analizować treść przepisów prawnych, które regulują te kwestie. Co do zasady jednak obowiązek konsultacji oznacza sam fakt ich przeprowadzenia. Pracodawca nie musi uwzględniać wniosków i uwag zgłoszonych w trakcie negocjacji. Jednak pożądane jest, aby zasadne uwagi uwzględnić w konsultowanej dokumentacji. Pracodawca powinien wykazać, że spotkanie takie miało miejsce i zostały spełnione przepisy ustawy. W ten sposób uniknie on ryzyka, że dokument został w firmie nieprawidłowo przyjęty, a co za tym idzie – nie ma mocy prawnej.
W podsumowaniu
Konsultacje z przedstawicielami pracowników można traktować jako konieczny obowiązek lub jako szansę do budowania wzajemnego zaufania pracodawcy i pracowników. Wpływa to na tworzenie pozytywnego środowiska pracy i stanowi ważny element efektywnej komunikacji. Nie do przecenienia są długofalowe korzyści z transparentnych i prowadzonych zgodnie z prawem konsultacji.
Szukasz pomocy w kwestiach związanych z prawami pracowników lub obowiązkami pracodawcy? Potrzebujesz wsparcia w zakresie konsultacji z przedstawicielami pracowników lub innych procedur, w których zaangażowani są pracownicy? Czujesz, że przyda Ci się doradztwo w kwestii angażowania personelu i wyboru najlepszego modelu zatrudnienia? Pomogą Ci w tym ekspertki – radczynie prawne z kancelarii armińska radcowie prawni. Skontaktuj się z nami.
Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.
