Umowa najmu mieszkania – co powinna zawierać umowa najmu?

Masz mieszkanie do wynajęcia i zastanawiasz się, jaką umowę podpisać z najemcą? Jak prawidłowo opisać przedmiot najmu i jakiej wysokości kaucję pobrać? Zanim Twoje mieszkanie weźmie w posiadanie nowy lokator, dowiedz się, co powinna zawierać umowa najmu lokalu mieszkalnego. Potrzebny Ci zgodny z prawem i chroniący Cię wzór umowy? Właśnie taki przygotowała dla Ciebie kancelaria armińska radcowie prawni.

Co to jest umowa najmu?

Zwykła umowa najmu w Polsce regulowana jest przez prawo cywilne, w tym przez kodeks cywilny. Zawierana jest ona między właścicielem nieruchomości lub lokalu, zwanym wynajmującym, a najemcą. Najemca to osoba, która będzie korzystać z  lokalu, przez określony czas, płacąc ustalony czynsz. Wynajmujesz mieszkanie osobie fizycznej, która nie jest przedsiębiorcą, do zaspokajania jej potrzeb mieszkaniowych? W takim razie musisz zapoznać się także z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego. To w tej ustawie znajdziesz zasady dotyczące umowy najmu okazjonalnego.

Podsumowując:

1. Jeśli wynajmujesz komuś lokal na mieszkanie – zastosowanie będzie miała przede wszystkim ustawa o ochronie praw lokatorów oraz pomocniczo kodeks cywilny
2. jeśli wynajmujesz lokal w innym celu niż mieszkaniowy albo podmiotowi, który nie jest osobą fizyczną (prywatną) albo jest przedsiębiorcą (np. lokal na siedzibę firmy) – stosuje się przede wszystkim kodeks cywilny
3. Umowa najmu okazjonalnego jest umową szczególną w stosunku do umowy zwykłego najmu. Charakteryzuje ją to, że posiada specjalne załączniki z oświadczeniami. Jednym z nich jest złożone w formie aktu notarialnego oświadczenie najemcy. W oświadczeniu tym najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego. Ma zrobić to w terminie wskazanym w żądaniu do opuszczenia lokalu.

• Dowiedz się więcej o umowie najmu okazjonalnego z tego artykułu

Dlaczego warto zawrzeć umowę najmu lokalu mieszkalnego?

Starożytni Rzymianie twierdzili, że umowę zawiera się na złe czasy. Kto po dwóch latach zamieszkiwania w lokalu będzie pamiętał, kogo obciążały naprawy? Albo jakie kary groziły za brak uregulowania opłat w terminie? Lub od kiedy obowiązuje nowy czynsz, czy że właściciel ma prawo żądać przywrócenia mieszkania do stanu pierwotnego? Dlatego istnieje kilka ważnych powodów, dla których warto zawrzeć umowę najmu mieszkania. Są one korzystne zarówno dla wynajmującego jak i najemcy. Oto jakie elementy powinna zawierać umowa najmu lokalu mieszkalnego:

1. Przejrzystość – opis lokalu, w tym stan techniczny lokalu, numer wpisu w księdze wieczystej, prawa i obowiązki stron. Do tego jasno wskazane zasady rozliczeń. Określenie, jaka jest wysokość czynszu, do kiedy należy go zapłacić, jakie są opłaty i kto powinien je ponosić. A także czas trwania najmu. Tak sprecyzowane sprawy jasno określają relację obu stron.
2. Warunki wypowiedzenia dają bezpieczeństwo najemcy, który jest chroniony przed nieuprawnioną natychmiastową eksmisją na bruk. Ale także wynajmującego, który dostaje konkretne narzędzia do nakłonienia najemcy do opuszczenia lokalu. 
3. Określenie wzajemnych praw i obowiązków. Na przykład takich jak: kto naprawia podłogi, kto maluje ściany, czy można zamontować nowy okap w kuchni, czy mogę przearanżować mieszkanie i co się z tym wszystkim stanie po przeprowadzce. Pomaga to uniknąć wątpliwości i nieporozumień.
4. Taka umowa przyda się też dla celów dowodowych – na przykład gdy jedna ze stron będzie chciała dochodzić swoich praw w sądzie, albo rozliczając się z urzędem skarbowym zostanie poproszona o okazanie egzemplarza umowy w celu ustalenia jej treści. 

Co powinna zawierać umowa najmu mieszkania?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego powinna zawierać:

1. Określenie stron umowy – czyli kto jest najemcą a kto wynajmującym. Warto dokładnie sprecyzować dane stron, na wypadek ewentualnego sporu. W główce umowy powinny znaleźć się: imiona i nazwiska stron, adres do doręczeń korespondencji, nr PESEL i numer dowodu osobistego, oraz dane dla łatwego kontaktu: numer telefonu oraz adres e-mail. 
2. Opis mieszkania – jego dokładny adres, na którym znajduje się piętrze i ile ma pokoi oraz innych pomieszczeń. Warto dopisać, jaką ma powierzchnię oraz jakie wyposażenie zostaje przekazane najemcy do korzystania. Szczegółowe dane może zawierać protokół zdawczo-odbiorczy, będący załącznikiem do takiej umowy. 
3. Wysokość czynszu – a także sposób i termin jego zapłaty, oraz wysokość czynszu do spółdzielni, który często jest odrębnym kosztem umowy. A ponadto zasady ponoszenia opłat takich jak prąd, ogrzewanie, woda, wywóz śmieci. Warto określić, które z tych opłat rozliczane są ze spółdzielnią mieszkaniową, a które z właścicielem mieszkania. A także, o które trzeba się samemu postarać podpisując odrębną umowę np. na telewizję (TV) czy internet.
4. Okres najmu – czyli czas trwania umowy. Jak długo będzie trwała umowa, czy jest zawarta na czas oznaczony czy nieoznaczony? Warto też podać datę udostępnienia mieszkania wraz z liczbą kompletu kluczy przekazywanego najemcy. 
5. Obowiązki najemcy i wynajmującego – określą dokładnie kto ma dbać o utrzymywanie czystości, jakie zasady korzystania z lokalu obowiązują, kto dba o stan techniczny, wyposażenie lub naprawę awarii. 
6. Strony mogą określić też dodatkowe postanowienia. Na przykład określić obowiązek wpłacenia, wysokość i zwrot kaucji. Zwykle właściciel nieruchomości pobiera kaucję w wysokości od 1-3 krotności miesięcznego czynszu. Dopisać wartość kar umownych za zniszczenia czy zasady rozstrzygania sporów. Warto też dokładnie określić zasady i sposób zakończenia umowy, przy czym trzeba pamiętać o szczególnych przepisach o ochronie praw lokatorów. 

• Kup wzór umowy najmu mieszkania przygotowany przez kancelarię armińska radcowie prawni

Jak wypowiedzieć umowę najmu?

Żeby mieć dowód na prawidłowe dokonanie wypowiedzenia, najlepiej wysłać je drugiej stronie listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Wtedy ma się pewność, że pismo dotarło do adresata. Warto pamiętać, że w okresie wypowiedzenia – aż do zakończenia (rozwiązania) umowy, nadal obowiązują zasady w tej umowie określone. Zatem najemca i wynajmujący wciąż muszą spełniać przewidziane prawem obowiązki i respektować zasady, na które się umówili. W szczególności najemca nadal ma obowiązek płacić czynsz oraz utrzymywać mieszkanie w dobrym stanie. 

Zanim jako właściciel lokalu złożysz wypowiedzenie, koniecznie zapoznaj się z podstawowymi zasadami dotyczącymi praw lokatorów, o których piszemy niżej. 

Ile wynosi okres wypowiedzenia umowy najmu mieszkania dla lokatorów?

W zależności od rodzaju najmu, zasady jego wypowiedzenia reguluje kodeks cywilny lub ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie kodeksu cywilnego. Prawdopodobnie najczęściej będziesz mieć do czynienia z lokatorami, którym wynajmujesz mieszkanie. Dlatego na początku warto przyjrzeć się zasadom zakończenia właśnie takiego najmu. Okres wypowiedzenia będzie zależał od jego przyczyn i okoliczności.

Jak to będzie wyglądać?

Po pierwsze samo wypowiedzenie najmu przez wynajmującego nie będzie proste. To dlatego, że wynajmujący może to zrobić tylko z określonych przyczyn, wskazanych w ustawie. Jest to możliwe, gdy lokator:

1. używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z przeznaczeniem (czyli np. wykorzystuje lokal do działalności gospodarczej, choć miało to być wyłącznie jego mieszkanie);
2. zaniedbuje swoje obowiązki związane z korzystaniem i utrzymaniem należytego stanu mieszkania, dopuszczając do powstania szkód, lub wręcz niszczy urządzenia przeznaczone do wspólnego korzystania przez mieszkańców (np. klatkę schodową lub korytarz);
3. wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko porządkowi domowemu, czyniąc uciążliwym korzystanie z innych lokali;
4. zalega z zapłatą czynszu, innych opłat za używanie lokalu lub opłat niezależnych od właściciela (np. za energię elektryczną), a przez niego pobieranych co najmniej za trzy pełne okresy płatności. W tej sytuacji muszą być spełnione dodatkowe warunki. Jakie? Lokator nie ma zawartej umowy bezpośrednio z dostawcą mediów lub dostawcą usług, a wynajmujący uprzedził go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia. Dodatkowo wyznaczył mu dodatkowy, miesięczny termin do zapłaty zaległych i bieżących należności;
5. wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody właściciela;
6. używa lokalu, który należy opuścić w związku z koniecznością rozbiórki lub remontu budynku. W takiej sytuacji właściciel musi zapewnić lokatorowi na swój koszt lokal zamienny, na czas nie dłuższy niż rok. Po upływie tego roku właściciel jest zobowiązany udostępnić lokatorowi naprawiony lokal. Czynsz za lokal zamienny, bez względu na jego wyposażenie techniczne, nie może być wyższy niż czynsz za lokal dotychczasowy. 

We wszystkich wymienionych wyżej przypadkach najem można wypowiedzieć nie później niż na miesiąc naprzód (czyli z miesięcznym terminem wypowiedzenia), na koniec miesiąca kalendarzowego. 

Taki sam termin wypowiedzenia dotyczy sytuacji, gdy właściciel wypowiada najem osobie, której przysługuje tytuł prawny do innego lokalu położonego w tej samej lub pobliskiej miejscowości, a lokator może używać tego lokalu, jeżeli lokal ten spełnia warunki przewidziane dla lokalu zamiennego. 

Kiedy stosuje się dłuższe okresy wypowiedzenia?

1. 6 miesięcy – jeżeli najemca nie zamieszkuje w lokalu przez okres dłuższy niż 12 miesięcy;
2. nie później niż pół roku naprzód (półroczny termin wypowiedzenia), na koniec miesiąca kalendarzowego – jeżeli właściciel zamierza zamieszkać w należącym do niego lokalu, a lokatorowi przysługuje tytuł do lokalu, w którym może zamieszkać w warunkach takich, jakby otrzymał lokal zamienny lub właściciel dostarczy mu lokal zamienny. Dodatkowym warunkiem przy takim wypowiedzeniu jest fakt, że w lokalu zamiennym wysokość czynszu i opłat, z wyjątkiem opłat niezależnych od właściciela, musi uwzględniać stosunek powierzchni i wyposażenia lokalu zamiennego do lokalu zwalnianego; 
3. nie później niż 3 lata naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego – jeśli właściciel lokalu nie dostarcza lokatorowi lokalu zamiennego i lokatorowi nie przysługuje tytuł do lokalu, w którym może zamieszkać zgodnie z pkt. 2 wyżej, i właściciel zamierza zamieszkać w należącym do niego lokalu;
4. te same zasady, co w pkt. 2 i 3 powyżej, działają w przypadku, gdy w lokalu właściciela ma zamieszkać jego pełnoletni zstępny (np. córka, syn, wnuk lub wnuczka), wstępny (ojciec, matka lub dziadek albo babka), lub osoba, wobec której właściciel ma obowiązek alimentacyjny. Wypowiedzenie najmu w takim przypadku, pod rygorem nieważności, powinno wskazywać osobę mającą zamieszkać w lokalu właściciela. 

Jeśli planujesz wypowiedzieć umowę najmu lokatorowi, zapoznaj się dokładnie z przywołaną ustawą, ponieważ reguluje ona dodatkowe obowiązki i zasady przy dokonywaniu wypowiedzeń, lub skontaktuj się z radcą prawnym lub adwokatem, który dokładnie określi Twoją sytuację.

Ważne! 

We wszystkich opisanych wyżej przypadkach wypowiedzenie powinno zostać dokonane na piśmie oraz określać jego przyczynę. W przeciwnym przypadku będzie ono nieważne. Jak to zrobić? Najlepiej wysłać je listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, aby mieć pewność, że dotarło do adresata.

Ile wynosi okres wypowiedzenia dla innych umów najmu?

Zwykłe umowy najmu, inne niż najem mieszkań dla osób prywatnych, reguluje kodeks cywilny. Przede wszystkim należy ustalić, jaki był czas trwania umowy najmu. Czy była to umowa zawarta na czas określony czy nieokreślony.

1. Najem na czas określony – wypowiedzenie jest możliwe tylko w wypadkach określonych w umowie. 

2. Najem na czas nieokreślony – prawo wypowiedzenia przysługuje każdej ze stron. Jego termin jest taki, na jaki strony same się umówiły. Gdy umowa w ogóle nie reguluje tej kwestii, to stosuje się zasady z kodeksu cywilnego. Ten zaś uzależnia okres wypowiedzenia od częstotliwości zapłaty czynszu. Jak?

Płatność czynszu:

• w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc – najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego
• miesięcznie – miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego
• krócej niż co miesiąc – na 3 dni naprzód
• dziennie – na 1 dzień naprzód

Czy za wynajem mieszkania trzeba zapłacić podatek?

Tak. Najem mieszkania to źródło przychodu. To oznacza, że jeśli wynajmujesz komuś mieszkanie, musisz co miesiąc odprowadzać do swojego urzędu skarbowego podatek. Jest to podatek ryczałtowy. Jego wysokość w marcu 2023 r. wynosiła 8,5% od przychodu do 100 tys. zł rocznie, i 12,5% od nadwyżki ponad 100 tys. zł. Przychodem jest czynsz najmu, który otrzymujesz od najemcy jako właściciel mieszkania. Zaliczkę na podatek odprowadza się do 20.go dnia kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni. W kolejnym roku rozlicza się osiągnięte z tego tytułu przychodu składając PIT-28.

W podsumowaniu

Jak widzisz umowa najmu może mieć wiele zastosowań, a jednym z bardzo popularnych jest najem mieszkania. Prawidłowe ustalenie praw i obowiązków oraz zasad takiego najmu nie jest prostym zadaniem. To dlatego, że regulacje prawne są zawarte w różnych aktach prawnych. Jeśli będziesz mieć wątpliwości lub pytania, zawsze warto poradzić się radcy prawnego, który rozwieje Twoje obawy. Potrzebujesz dedykowanej umowy najmu mieszkania? Skontaktuj się z nami.

Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.