Świat wiruje dziś w zawrotnym tempie. Dzisiejsze deadline’y jutro nie mają już żadnego znaczenia. Naiwna jest wiara, że raz wynegocjowana umowa, będzie obowiązywać w nieskończoność. Temat aneksu do umowy pojawia się najczęściej na początku roku. W styczniu waloryzujemy nasze wynagrodzenia, zmieniamy warunki umowy o pracę, podnosimy czynsz najmu. Prawie każdego z nas w życiu czeka zawarcie przynajmniej jednego aneksu do umowy. Czym on jest?
Aneks do umowy do dodatkowy dokument, który wprowadza zmiany lub dodaje coś do istniejącej umowy. Ma ważną funkcję, bo umożliwia stronom dostosowanie warunków umowy do zmieniających się okoliczności. Dzięki niemu możesz spróbować wirować razem ze światem, nawet jeśli okoliczności trwającej umowy ulegają zmianie. W tym przewodniku krok po kroku przeprowadzimy Cię przez proces dostosowania się do tych zmian.
Krok 1: Po co potrzebny jest aneks do umowy?
Żeby stworzyć dobry aneks do umowy, zadaj sobie pytanie – po co jest on potrzebny? Co będzie jego treścią? Najczęściej do podpisania aneksu do umowy dochodzi wtedy, gdy jedna ze stron (lub obie), nie chce rozwiązywać umowy, ale chce:
- zmienić wysokość wynagrodzenia np. w umowie zlecenie
- zmienić pierwotny zakres przedmiotu umowy – ten punkt może dotyczyć np. biur rachunkowych z uwagi na częste zmiany przepisów podatkowych
- zmienić czas trwania umowy – np. z czasu określonego na czas nieokreślony – albo zmienić czas trwania umowy najmu
- zmienić okres wypowiedzenia
- dokonać innych zmian w umowie
Ważne!
Aneks do umowy zawiera się wtedy, gdy nie ma potrzeby zmieniać całej umowy, a jedynie niektóre, wybrane jej elementy. Jeśli bowiem umowa pierwotna zmienia się tak bardzo, że przestaje realizować cele, dla których została zawarta, wówczas lepiej jest podpisać nową umową zamiast aneksu.
Krok 2: Analiza umowy – co się zmienia?
Żeby wiedzieć, które dokładnie postanowienia umowy pierwotnej ulegną zmianie, dokładnie przeanalizuj jej treść. Ogólnie dobrą praktyką jest regularny przegląd istniejących umów przynajmniej raz w roku. Warunki biznesowe zmieniają się tak dynamicznie, że niektóre postanowienia mogą być już nieadekwatne. Podobnie jak zmienić się może zakres współpracy stron. Zatem kluczowe będzie zlokalizowanie tych postanowień umowy, które przejdą metamorfozę. One staną się bohaterem naszego aneksu.
Krok 3: Czego będzie dotyczył aneks do umowy?
Gdy już wiesz, jakich obszarów lub dla których konkretnie postanowień umownych chcesz sporządzić aneks, ustal, w jaki sposób zasady te się zmienią. A następnie opisz je tak, aby odpowiadały nowym potrzebom. Jeśli jednak tylko częściowo zmieniasz treść umowy, to zwróć uwagę, aby nowe postanowienia aneksu współgrały z tymi postanowieniami umowy, które nie ulegają zmianie. Na końcu aneksu wstawia się nawet odpowiedni zapis, który mówi, że „pozostałe postanowienia umowy nie ulegają zmianie”.
Zmieniając postanowienia umowy postaraj się, aby treść aneksu była jasna, jednoznaczna, prosta, przejrzysta nie wywoływała wątpliwości. Tak, aby zmiany były łatwo odczytane przez każdą ze stron. Precyzyjne określenie zmian i zachowanie spójnej numeracji postanowień umowy oraz aneksu pozwoli uniknąć wątpliwości i nieporozumień. Jasne postanowienia aneksu pozwalają lepiej i szybciej ustalić pełne skutki zmian umowy.
Krok 4: W jakiej formie podpisać aneks do umowy?
Aneks może przyjąć różne formy, w zależności od charakteru umowy i rodzaju wprowadzanych zmian. Najczęściej stosowaną formą jest pisemny dokument. Jednak w niektórych przypadkach mogą być wymagane formy bardziej skomplikowane, takie jak akt notarialny.
W uproszczeniu można powiedzieć, że ogólną zasadą jest, że aneks należy podpisać co najmniej w takiej formie, w jakiej została zawarta umowa pierwotna. Co to znaczy? Aby lepiej zrozumieć, w jakiej formie można lub trzeba zawrzeć umowę, przeczytaj ten wpis:
Dowiesz się z niego, że są zwykłe formy zawarcia umowy i formy kwalifikowane – czyli z założenia bardziej formalne i bezpieczne. Aneks zawsze możesz zawrzeć w formie równej zawartej umowie lub w formie „wyższej”. Czyli jeśli umowa była podpisana, aneks również należy podpisać. Jeśli umowa była zawarta w formie aktu notarialnego, również w takiej formie należy zawrzeć aneks do tej umowy. Jeśli umowa była zawarta w formie dokumentowej, także forma dokumentowa wystarczy do zawarcia aneksu.
Nie będzie jednak błędem, jeśli do umowy zawartej w formie dokumentowej podpiszesz aneks pisemnie, a do umowy pisemnej zawrzesz aneks w formie aktu notarialnego. Jednak w drugą stronę będą pewne ograniczenia związane z potencjalną nieważnością aneksu. Dlatego jeśli masz wątpliwości, zawsze lepiej rozwiązać je, konsultując się z prawnikiem.
Krok 5: Kiedy aneks wchodzi w życie?
Aneks może wejść w życie od razu, to jest po jego zawarciu, albo może obowiązywać od daty określonej w przyszłości. To zależy od stron, które same decydują, od kiedy aneks obowiązuje. Jeśli sam aneks nie wskazuje daty przyszłej jego obowiązywania, można uznać, że zaczyna on działać z dniem jego podpisania przez ostatnią ze stron.
Jeśli istnieje taka potrzeba, to można kolejnym aneksem przedłużyć sam okres obowiązywania poprzedniego aneksu. Analogicznie jak aneks może przedłużać trwanie samej umowy. Na przykład aneks do umowy o pracę może przedłużać obowiązywanie aneksu podnoszącego wynagrodzenie pracownika na określony czas. Lub w inny sposób przedłużać nowe warunki, które poprzednim aneksem były ustalone na czas określony.
Krok 6: Jak sporządzić aneks do umowy? Zobacz projekt
Przygotowanie projektu aneksu to kluczowy etap procesu. Tworząc go, używaj jasnego i zrozumiałego języka, unikając skomplikowanych terminów prawniczych, które mogą być niezrozumiałe dla nieprawników. Zadbaj o to, aby projekt dokładnie odzwierciedlał wcześniej ustalone warunki.
Aneks, podobnie jak umowa, ma określoną strukturę. Na początku należy podać nazwę umowy, której aneks dotyczy (opcjonalnie także jego numer). Następnie wskazać datę zawarcia aneksu oraz strony umowy. Potem kolejno wskazuje się postanowienia umowy, które ulegają zmianie, nadając im nową treść. Zobacz na przykładzie umowy najmu, jak zmienić wysokość czynszu:
Aneks do umowy najmu z dnia 02.03.2023 r.
zawarty w dniu ………………..
pomiędzy:
[Strona 1]
a
[Strona 2]
1. Strony zgodnie postanawiają, że zmienia się paragraf nr 2 umowy najmu dotyczący czynszu najmu. Nowy paragraf 2 umowy brzmi następująco:
Par. 2.
Czynsz najmu wynosi 2.300 zł miesięcznie.
2. Pozostałe postanowienia umowy najmu pozostają bez zmian.
3. Aneks obowiązuje od 01.01.2024 r.
4. Aneks sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Podpis Strony 1
Podpis Strony 2
Powyżej widzisz prosty przykład, jak skonstruować aneks do umowy. Chcesz pobrać szablon aneksu do umowy? Kliknij w poniższy link:
Krok 7: Czy trzeba skonsultować się z prawnikiem, żeby aneksować umowę?
Chociaż ten artykuł dotyczy samodzielnej nauki sporządzania aneksu, to do Ciebie należy decyzja, czy chcesz skonsultować tę kwestię z prawnikiem. Czy nawet zlecić mu, aby przygotował aneks. Prawdopodobnie w przypadku bardzo prostych zmian, dotyczących wyłącznie jednego postanowienia umowy, okresu jej trwania czy terminu wypowiedzenia lub kwoty wynagrodzenia, możesz sam sporządzić taki aneks. Jeśli jednak zmiany są wieloaspektowe albo dotyczą ważnej gałęzi twojej działalności, wtedy zdecydowanie lepiej poprosić o poradę prawnika.
Zawodowy radca prawny pomoże Ci uniknąć ewentualnych pułapek oraz zlokalizuje zagrożenia i kwestie, których mogłeś nie wziąć pod uwagę. Nie zawsze jest tak, że treść umowy w dowolny sposób można zmienić. Składa się na to wiele aspektów. Radca prawny pomoże Ci się odnaleźć w gąszczu tych zawiłości i wskaże, jakie elementy aneksu do umowy są jeszcze niezbędne.
- Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu trudnego aneksu? Skontaktuj się z nami.
Krok 8: Jak i kiedy podpisać aneks do umowy?
Gdy obie strony są zgodne co do treści aneksu, można przystąpić do podpisywania dokumentu. Zasady podpisania aneksu są analogiczne jak te dla umowy.
Ustal, kto jest uprawniony do jego podpisania. To zadanie ułatwi Ci poradnik: „Jak prawidłowo oznaczyć strony w umowie.” Aneks możesz zawrzeć w formie pisemnej – wówczas aneks powinien być podpisany przez obie strony. Wymagany jest wtedy własnoręczny podpis lub podpis elektroniczny kwalifikowany. W szczególnych wypadkach konieczne będzie zawarcie aneksu u notariusza (np. kwestie dotyczące sprzedaży nieruchomości). W dużej części przypadków wystarczy jednak, jeśli obie strony wymienią się aneksami sporządzonymi jako PDF albo podpisanymi profilem zaufanym. Forma dokumentowa stała się bardzo praktyczna nie tylko dla zawierania umów, ale także aneksów.
Krok 9: Jak przechowywać aneks do umowy?
Po podpisaniu aneksu, przechowuj go bezpiecznie razem z oryginalną umową. W przypadku, gdy aneks jest zawierany w formie elektronicznej, albo poprzez wymianę plików PDF, dla porządku zapisz go w folderze, w którym znajduje się umowa.
Przechowywanie dokumentów to ważny aspekt zarządzania umowami. Warto utrzymywać porządek w dokumentacji, aby w razie potrzeby łatwo odnaleźć zarówno oryginalną umowę, jak i wszystkie aneksy czy załączniki. Informowanie wszystkich zaangażowanych stron o zawarciu aneksu to dodatkowe zabezpieczenie przed ewentualnymi nieporozumieniami.
W podsumowaniu:
Sporządzanie aneksu do umowy może wydawać się skomplikowane, ale zrozumienie procesu krok po kroku znacząco ułatwia to zadanie. Kluczowym elementem jest precyzja i jasność w formułowaniu warunków, co pozwala uniknąć potencjalnych nieporozumień. W razie wątpliwości zawsze skonsultuj się z prawnikiem, który pomoże Ci uniknąć ewentualnych problemów prawnych. Przy należytej staranności i zrozumieniu procesu, zawarcie aneksu do umowy stanie się efektywnym narzędziem dostosowawczym do zmieniających się potrzeb stron kontraktu.
Zmieniasz warunki ważnej lub skomplikowanej umowy i potrzebujesz wsparcia prawnika? Skontaktuj się z nami. Zespół kancelarii armińska radcowie prawni od lat wspiera firmy w zarządzaniu umowami i procesami. Działamy na styku prawa i biznesu. Zaopiekujemy się Twoimi kontraktami. Sprawdź także naszą usługę przygotowywania dokumentów prawnych w metodzie Legal Design. Spraw, aby Twoje dokumenty były zrozumiałe i przyjazne dla odbiorcy. Buduj w ten sposób zaufanie kontraktowe. Wyróżnij się na rynku posługując się przyjaznymi dokumentami prawnymi odpowiadającymi na potrzeby Twoich klientów.
Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.
