Stare przysłowie mówi, że umowę zawiera się na złe czasy. Nawet jeśli umawiasz się na coś z przyjacielem, zaufanym człowiekiem lub członkiem rodziny, zawsze warto spisać umowę. Dlaczego? Bo czas naturalnie zaciera w pamięci szczegóły, a różne oczekiwania wobec tego, na co się strony umawiają, to gwarantowany przepis na katastrofę. Na końcu wielkich planów, optymizmu i nadziei, w ręku zostanie Ci papier, w którym czarno na białym masz napisane, co dalej robić.
Ludzie umawiają się ze sobą na różne rzeczy od niepamiętnych czasów. Być może nawet, gdy nie wymyślono jeszcze języka, intonacja głosu zawierała pytanie, a pomruk i potrząśnięcie głową – zgodę. I już – mamy dwustronne oświadczenie woli, czyli umowę. Na studiach prawniczych krążyło przekonanie, że starożytni Rzymianie nie spisywali umów, bo honor nie pozwalał im łamać danego słowa. Jak mantrę powtarzaliśmy łacińską paremię, że „umów należy dotrzymywać”. Z czasem ludzie nauczyli się kłamać, przekręcać znaczenie słów i zrywać umowy bez ważnego powodu. Przez setki lat prawo umów bardzo więc wyewoluowało. I dziś bywa nieco sformalizowane. Wciąż jednak umowy pozostawiają sporą swobodę stronom, co do chwili i sposobu ich zawarcia, określenia praw i obowiązków oraz zasad kończenia współpracy.
Dobra umowa jest jak instrukcja obsługi w stanie nadzwyczajnym. Dlatego zawsze warto spisać umowę, nawet, gdy nie wymaga tego kodeks cywilny. Oto 10 najważniejszych powodów, dla których zawsze warto spisać zawierane umowy.
1. Ważność umowy, czyli żeby umowa w ogóle zaistniała
Jednym z głównych powodów, dla których czasem nie tylko warto, ale wręcz trzeba spisać i podpisać umowę jest ten, że bez tego umowa będzie zwyczajnie nieważna. Bywa, że jeśli strony umowy muszą ją podpisać, a tego nie zrobią, to umowy w ogóle nie będzie. Skąd to wiadomo? Wiedzą to prawnicy, którzy studiują prawo. Czytają ustawy i kodeksy i znają przypadki, gdy umowę trzeba zawrzeć w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Na przykład umowę najmu okazjonalnego albo umowę o przeniesienie praw autorskich do zdjęć wykonanych na sesji.
Czasem jest jeszcze trudniej. Niektóre umowy nie tylko trzeba podpisać własnoręcznie lub z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego, ale trzeba to zrobić u notariusza. Umową w formie notarialnej musi być na przykład sprzedaż nieruchomości.
Są to jednak przypadki szczególne, a konieczność spisania takiej umowy wynika wprost z przepisu. Co jednak z pozostałymi okolicznościami, gdy umowy podpisać nie trzeba, ale mimo wszystko warto?
2. Pewność umowy, czyli na co strony się umawiają
Bywa tak, że przy zawieraniu umowy strony są zgodne co do efektu, jaki chcą osiągnąć. Na przykład modelka chce zrobić sobie fotograficzną sesję zdjęciową. Potem jednak okazuje się, że diabeł tkwi w szczegółach. Bo o ile modelka oczyma wyobraźni widzi swoje zdjęcia na Facebooku, w portfolio i magazynie mody, o tyle fotograf ma inne wyobrażenie o sposobie korzystania przez modelkę z efektu jego pracy. Jeśli strony nie podpiszą umowy, to dojdzie do spięć.
Po pierwsze strony nie pomyślały o tym, w jakim formacie, wielkości i jakości mają zostać przekazane zdjęcia. Ani gdzie i kiedy sesja ma się odbyć. Poza tym – czy w ogóle dojdzie do przeniesienia na modelkę majątkowych praw autorskich do zdjęć? A może fotograf tylko udzieli jej ograniczonej licencji? To tylko niektóre z pytań, które pojawią się na prostej drodze do sukcesu.
Dobra umowa precyzyjnie opisze i zabezpieczy wszystkie okoliczności, prawa i obowiązki stron. Ustali szczegóły i przewidzi, co się wydarzy, jeśli coś pójdzie nie tak. Zagwarantuje prawo odstąpienia od umowy i wskaże, jak zrobić to bezboleśnie. Stąd jeśli myślisz o spisaniu umowy, warto abyś poprosił o pomoc prawnika, który nie tylko zna przepisy i wie, jakie warunki muszą spełniać umowy cywilnoprawne. Potrzebny jest taki prawnik, który ma doświadczenie w sprawach będących przedmiotem umowy. I potrafi zaproponować zapisy mówiące nie tylko o tym, jak należycie wykonać umowę, ale też o tym, co może pójść nie tak.
3. Odpowiedzialność, czyli czyja będzie wina
Podpisanie umowy w niczym nie sprawdza się tak dobrze, jak w określeniu kto, kiedy i za co będzie odpowiedzialny. Oczywiście, życzylibyśmy sobie, aby realizacja umowy zawsze wychodziła płynnie i spontanicznie, ale z góry wiadomo, że życie pisze własne scenariusze. I nigdy bardziej nie sprawdza się powiedzenie o tym, że umowę pisze się na złe czasy. Bo gdy to, na co strony się umówiły, idzie gładko i sprawnie, to rzadko zagląda się do umowy. Gdy jednak coś idzie nie po naszej myśli, umowę wydobędziemy spod ziemi, aby sprawdzić, kto ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależycie wykonane zlecenie.
Nigdy też tak bardzo nie przydaje się pomoc prawnika, jak przy określeniu zasad odpowiedzialności. Bo aby prawidłowo sporządzić umowę, warto wiedzieć, kiedy zastrzec odpowiedzialność na zasadach ogólnych, a kiedy wprowadzić inne zastrzeżenia. Czy akceptujemy odpowiedzialność na zasadzie winy, a może ryzyka? A może na okoliczność niewykonania umowy należy zastrzec karę umowną? Warto też przemyśleć kwestię szybkiego i bezpiecznego wyjścia z umowy w przypadku, gdy po jej zawarciu okaże się, że nie najlepiej dobraliśmy biznesowego partnera. Jak widzisz spisanie umowy przydaje się nie tylko do tego, aby prawidłowo opisać jej przedmiot.
4. Rozwiązywanie konfliktów, czyli czy zawsze trzeba iść do sądu
Tak naprawdę mało kto chce z własnej woli iść do sądu. Nawet wtedy, gdy jasne już jest, że kontrahent nie wykonuje zadań z umowy lub nie płaci należnego wynagrodzenia. Określenie w umowie sposobu rozwiązywania konfliktów może okazać się bardzo przydatnym narzędziem. Bo choć nikt nie lubi konfliktów, te bez wątpienia zdarzą się nawet przy najlepiej sformułowanej umowie. Lecz są na to sposoby. Na przykład można opisać procedurę polubownego rozwiązania sporu. Wprowadzić zapisy eskalacyjne albo w inny kreatywny sposób zaprojektować rozwiązania na okoliczność sporu. Pomoże to uniknąć długich i drogich sporów, które szkodzą nie tylko nerwom, ale też reputacji stron.
- Zanim pójdziesz do sądu, wyślij do kontrahenta ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty
Gdy jednak trzeba iść do sądu, bo nie będzie innego wyjścia, dobry prawnik zabezpieczy także tę stronę kontraktu. Będzie wiedział, jaki sąd można wybrać i wpisać w umowie jako właściwy do rozstrzygania sporu. A gdy nie da się uniknąć złożenia pozwu, umowa może okazać się pierwszym i najważniejszym dowodem w sprawie. Warto mieć takiego asa w rękawie.
5. Budowanie zaufania, czyli pokaż, że nie boisz się zobowiązania
Ufasz? To podpisz. Taki tekst brzmi banalnie, ale z biznesowego punktu widzenia może mieć niemałe znaczenie. Jeśli jesteś odpowiedzialny, nie boisz się brać na siebie zobowiązań i jesteś gotów trzymać się ustalonych zasad, Twoja wiarygodność w oczach kontrahenta rośnie. O korzyściach biznesowych i osobistych takiej sytuacji nie trzeba przekonywać. Zaufanie to wszak kluczowy czynnik w biznesie. Reputację godnego zaufania partnera buduje się m.in. na tym, że dostarczasz wartość swoim klientom i nie boisz się obietnic, bo wiesz, że jesteś w stanie je spełnić. Tak budują się długoterminowe relacje oparte na zaufaniu. Czasem umowy naszych klientów obowiązują ponad 10 lat. Gdy są dobrze sporządzone, posłużą naprawdę długo.
6. Wzrost efektywności, czyli szybka ścieżka reagowania
Co jeszcze warto opisać w umowie, aby była ona przydatnym narzędziem na trudne czasy? Ścieżkę reagowania na wypadek pojawiających się przeszkód. Co będzie, gdy klient nie dośle materiałów na czas? Albo gdy zamawiający zwleka z przesłaniem uwag lub minął termin akceptacji dzieła? Co się stanie, gdy łańcuch dostaw zostanie przerwany przez nieprzewidziane okoliczności? To tylko czubek góry lodowej możliwych sytuacji, w których przyda się instrukcja postępowania. Dokładnie taka, jak na wypadek pożaru. Dobra umowa przeprowadzi Cię przez krętą i wyboistą ścieżkę niedogodności. Dzięki temu wzrośnie Twoja efektywność, bo zamiast tracić czas i nerwy na niepotrzebne przepychanki, w umowie będziesz miał z góry określony plan działania.
7. Możliwość rozwoju, czyli zróbmy wspólny biznes
Są takie umowy, które spokojnie można zawrzeć ustnie lub przez sam fakt jej dokonania. Na pewno je znasz. Masz z nimi do czynienia, gdy na przykład kupujesz chleb w piekarni albo bilet w automacie. Ale są takie umowy, które chętnie spiszesz nawet wtedy, gdy nie musisz. To takie umowy, które pozwolą Ci się rozwinąć, dadzą nowe perspektywy i zwiększą optymalizację Twojej firmy. Do takich umów należy na przykład umowa spółki cywilnej, umowa inwestycyjna albo umowa na konsorcjum, której strony decydują się na współpracę w celu osiągnięcia większych zysków. Takie umowy dadzą Ci dostęp do nowych klientów, stabilnie budując wzrost Twojej firmy.
- Potrzebujesz takiej umowy? Skontaktuj się z naszą kancelarią
8. Dowód na piśmie, czyli ułatw sobie życie w sądzie
Są takie umowy, które – choć dla swojej ważności nie wymagają Twojego podpisu – to doznają pewnych ograniczeń dowodowych w postępowaniu przed sądem. Zazwyczaj strony nie myślą o umowie w tych kategoriach, dopóki wszystko idzie zgodnie z planem. Gdy jednak plan się sypie, a na horyzoncie pojawia się wizyta u prawnika, wtedy okazuje się, jak dobrze mieć podpisaną umowę. W razie sporu, można ją bowiem przedstawić w sądzie i wykorzystać jako dowód. Żyjesz w zgodzie z filozofią, aby ułatwiać sobie życie? Spisz umowę, a zaoszczędzi Ci to w dłuższej perspektywie dużo energii, czasu i pieniędzy.
9. Od ogółu do szczegółu, czyli magiczna moc załączników
Strony rzadko kiedy kłócą się o zasadnicze kwestie w umowie. Najczęściej chodzi o praktyczne szczegóły. Ile znaków miał mieć artykuł? Jakie wyposażenie miało mieć mieszkanie? Jaki zakres miała mieć umowa na wdrożenie strony internetowej? Stąd jako prawnicy kochamy załączniki. Do załączników można wyłączyć niemal wszystko. Począwszy od protokołu odbioru mieszkania, skomplikowany system rozliczania wynagrodzenia, po wytyczne odnośnie publikacji. Są takie umowy, które mają tylko dwie strony, a resztę stanowią załączniki. Przypatrz się kiedyś na przykład umowie bankowej – ona często zbudowana jest prawie wyłącznie na załącznikach.
Załącznik jest treścią umowy. Jeśli w samej umowie jest odwołanie do załącznika, to nawet nie trzeba go osobno podpisywać, aby miał moc prawną. Praktyka jednak jest różna. Jeśli załączników jest dużo lub są one bardzo ważne, strony często podpisują je osobno. Czasem stawiają na nich tylko tzw. parafkę, czyli inicjały swojego imienia i nazwiska. Tak czy inaczej nigdy nie ignoruj załączników i zawsze czytaj je razem z umową. A gdy ich brakuje – poproś o dosłanie. Czasem można się zdziwić, co druga strona w nich uregulowała.
10. Przejrzystość i zrozumienie, czyli niech umowa będzie ładna
Wyobraź sobie, że jako przedsiębiorca chcesz zawrzeć umowę. Do podpisu dostajesz kawałek brzydkiej kartki, na której treść wpisano w sposób urągający językowi polskiemu, stylistyce oraz ortografii. Twój zmysł estetyczny usiadł w kącie i płacze. Czy tak musi wyglądać umowa? Wbrew obiegowym opiniom forma naprawdę ma znaczenie. Umowa nie musi wygrywać w konkursie na najpiękniejszy design. Ale gdy jest schludna, poukładana, napisana odpowiednią czcionką, zawiera paragrafy i ustępy, a najlepiej jeszcze elementy graficzne, to łatwiej ją zrozumieć i chętniej podpisać.
Taki właśnie cel – czyli tworzenie dokumentów skoncentrowanych na ich odbiorcy – człowieku – ma metoda Legal Design. Dlatego oprócz klasycznych, formalnych umów i regulaminów, nasza kancelaria armińska radcowie prawni oferuje klientom przyjazne i łatwe w odbiorze wersje przygotowane w duchu Legal Design. Te dokumenty przełamują klasyczny schemat nudnych i trudnych szablonów prawnych. Dziś jeszcze są nowatorskie, jutro wejdą do kanonu.
- Zobacz, jakie wzory umów w duchu Legal Design kupisz w naszym sklepie internetowym
Zwykła forma pisemna umowy
Powiedzmy jeszcze, co właściwie oznacza podpisanie umowy. Czy naprawdę trzeba posługiwać się czymś tak oldskulowym jak własnoręczny podpis? Czasami trzeba.
Prawo polskie wyróżnia tzw. zwykłą formę pisemną. Zgodnie z definicją kodeksową na dzień pisania tego artykułu będzie to własnoręczny podpis:
[Art. 78 Kodeksu cywilnego] Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.
lub elektroniczny podpis kwalifikowany:
[Art. 78 [1] Kodeksu cywilnego] § 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
§ 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Zatem jeżeli w ustawie przeczytasz, że umowa zostaje zawarta w formie pisemnej pod rygorem nieważności, oznacza to, że musisz ją podpisać w jeden ze sposobów wskazanych powyżej. Inaczej umowa będzie nieważna.
Forma dokumentowa umowy
A co z zawieraniem umów za pomocą poczty elektronicznej? Na przykład napisanie jej w treści maila lub wymienienie się dokumentami w formie pdf? Albo na przykład umówienie się z kimś na Messenegerze, Whatsappie, przez telefon albo w SMS? A podpisanie umowy w programie Autenti lub przez internet? Lub podpisanie jej profilem zaufanym?
To wszystko to przykłady zawarcia umowy w formie dokumentowej. Prawda, dają one większą pewność odnośnie tego, na co strony się umówiły, lecz nie jest to kodeksowa forma pisemna. Chociaż jeśli ustawa nie zastrzega podpisania umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności, to zawsze lepiej mieć taką umowę niż żadną. Zwłaszcza w dzisiejszym świecie, który przyspieszył, bardzo skrócił komunikaty i zachęca do zawierania umów przez internet.
[Art. 77[2] Kodeksu cywilnego]. [Forma dokumentowa] Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.
[Art. 77[3] Kodeksu cywilnego]. [Dokument] Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.
Istotne postanowienia umowy
Na koniec powiedzmy sobie jeszcze o tym, co na temat zawarcia umowy ma do powiedzenia Kodeks cywilny. Reguluje to cały Dział II. Znajdziesz tam postanowienia o tym, czym jest złożenie oferty i oświadczenie o jej przyjęciu, jak w przypadku wątpliwości określić chwilę i miejsce zawarcia umowy, jak traktować ogłoszenia, reklamy i cenniki, czy na czym polegają negocjacje. Pamiętaj, że aby zawrzeć dobrą umowę, musisz prawidłowo określić istotne postanowienia tej umowy. Dobrze jest określić rodzaj umowy, opisać strony, zawrzeć kluczowe informacje dotyczące jej przedmiotu – czyli na co się strony umawiają. Trzeba określić chwilę zawarcia umowy i czas jej trwania, zasady odpowiedzialności, a nawet przewidzieć prawo do odstąpienia od umowy.
Etapy zawarcia umowy – podsumowanie
Teraz, gdy wiesz już, dlaczego warto zawierać i spisywać umowy, prześledźmy w skrócie jak wygląda cały proces:
- Określ cel zawarcia umowy: zanim zaczniesz negocjacje, określ jaki cel ma mieć umowa i co chcesz osiągnąć.
- Negocjacje: negocjacje są kluczowe w procesie zawierania umowy. Dokładnie omów wszystkie warunki i upewnij się, że obie strony mają to samo na myśli. Im więcej czasu poświęcisz na negocjacje, tym mniej czasu przeznaczysz na spisanie umowy.
- Przygotuj pisemną umowę: mimo że ustalenia ustne są niekiedy ważne i wystarczające, zawsze warto spisać umowę, która jasno określa wszystkie warunki. Upewnij się, że wszystkie elementy umowy z rozdziału powyżej zostaną w niej uwzględnione.
- Konsultacja z prawnikiem: przed podpisaniem umowy warto skonsultować się z prawnikiem. Jest to ważne szczególnie w przypadku trudnych umów takich jak umowa o pracę, umowa leasingu czy umowa sprzedaży domu.
- Przeczytaj dokładnie przed podpisaniem: zanim podpiszesz umowę, przeczytaj ją dokładnie i upewnij się, że rozumiesz wszystkie jej warunki.
W podsumowaniu
Zawarcie umowy następuje w chwili, gdy obie strony zgadzają się co do istotnych jej postanowień albo w chwili wskazanej w ustawie. Zasada swobody umów stanowi, że strony mogą umówić się w zasadzie na wszystko, o ile nie sprzeciwia się to ustawie ani zasadom współżycia społecznego. Umowę można zawrzeć na różne sposoby, w tym za pomocą środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość (na przykład podczas rozmowy telefonicznej). Zawsze jednak, gdy jest to możliwe, warto istotne postanowienia przyszłej umowy spisać i podpisać.
Umowy są nieodłączną częścią naszego życia. Codziennie, świadomie lub nie, zawieramy przynajmniej kilka z nich. Spisanie umowy przynosi wiele korzyści. Daje pewność co do treści oferty i przyjęcia oferty, ułatwia rozwiązywanie konfliktów, chroni prawa stron, buduje zaufanie i wzmacnia efektywność. Dobra umowa, jej negocjowanie i przestrzeganie postanowień, jest kluczem do sukcesu w życiu osobistym i biznesie. Wiemy to, bo w naszej kancelarii armińska radcowie prawni codziennie opiniujemy, przygotowujemy i parafujemy umowy. Szukasz prawnika, który pomoże Ci stworzyć dobrą umowę? Skontaktuj się z nami.
A jeśli potrzebujesz prostego wzoru umowy do kupienia, bez konieczności wizyty w kancelarii, zobacz, co przygotowałyśmy dla Ciebie w internetowym sklepie kancelarii:
Niniejszy artykuł ma wyłącznie funkcję informacyjną i publicystyczną i nie stanowi porady prawnej. Jest efektem pracy i wiedzy jego autora. Jeśli potrzebujesz porady prawnej lub oceny prawnej Twojej konkretnej sytuacji, skontaktuj się z radcą prawnym i poproś o indywidualną opinię.
